Hvad er en handlingsplan for positiv særbehandling, og har jeg brug for en? – MidAtlantic Employers’ Association

Har din virksomhed brug for en handlingsplan for positiv særbehandling?

Selskaber, der opfylder følgende kriterier, er omfattet af føderale forpligtelser til positiv særbehandling og skal årligt udarbejde en positiv særbehandlingsplan for at overholde de føderale krav:

• Selskabet udfører arbejde på føderale offentlige kontrakter, enten som entreprenør eller underleverandør, og kontrakten er vurderet til 50.000 dollars eller mere; og
• Selskabet har 50 eller flere ansatte (deltidsansatte og sæsonansatte er inkluderet i denne optælling).

Dertil kommer, at finansielle institutioner, der er føderalt forsikrede og har føderale lån, skal gennemføre skriftlige handlingsplaner for positiv særbehandling.

Alle virksomheder, der opfylder disse kriterier, skal have en Affirmative Action Plan.

Hvad er en Affirmative Action Plan?

En Affirmative Action Plan (“AAP”) er et skriftligt dokument eller et “program”, der beskriver de skridt, som en virksomhed har taget og vil tage for at sikre lige muligheder for beskæftigelse. En AAP udarbejdes på grundlag af beskæftigelsesdata for det foregående år og ser fremad på, hvilke skridt arbejdsgiveren vil tage i løbet af det næste år. F.eks. kan en virksomhed, som i løbet af det foregående år havde færre kvindelige ansøgere, end der generelt findes i den støtteberettigede population, få til opgave at forsøge at udvide sin pulje af kandidater ved at offentliggøre ledige stillinger på nye jobportaler eller deltage i forskellige eller flere jobmesser. Udarbejdelse af planen indebærer analyse af beskæftigelsesdata ved hjælp af en statistisk analyse, der kræves af myndighederne, sammenfatning af resultaterne og udarbejdelse af en plan baseret på denne analyse, og alle disse skridt skal være i overensstemmelse med de føderale krav.

Arbejdsgivere, der er omfattet af føderale forpligtelser til positiv særbehandling, kan også være forpligtet til at indføre visse politikker (f.eks. en politik for gennemsigtighed i lønnen) og til at give ansøgere og ansatte mulighed for frivilligt at oplyse om deres race, køn eller veteranstatus, blandt andet.

Hvad sker der, hvis en virksomhed har færre end 50 ansatte eller arbejder på offentlige kontrakter til en værdi af mindre end 50.000 dollars?

Og selv om kravet om at udarbejde en handlingsplan for positiv særbehandling ikke gælder for virksomheder med færre end 50 ansatte, gælder visse føderale krav for entreprenører med færre end 50 ansatte, der arbejder på offentlige kontrakter til en værdi af 10.000 dollars eller derover.

Krav om positiv særbehandling håndhæves gennem OFCCP-revisioner

Office of Federal ContractCompliance Programs (OFCCP) overvåger overholdelsen af krav om positiv særbehandling. Dette tilsyn udøves oftest gennem overensstemmelsesrevisioner, som kan eskalere til inspektioner på stedet.

Overensstemmelsesundersøgelser begynder ofte med en standardiseret skriftlig anmodning om indsendelse af virksomhedens handlingsplaner for positiv særbehandling og støttedata. Efter en “skrivebordsrevision” af planerne kan en tilsynsembedsmand komme på stedet for at gennemgå yderligere virksomhedsdokumenter og interviewe virksomhedens embedsmænd og medarbejdere.

Et audit kan resultere i bøder og forlig, hvis der konstateres diskrimination

Hvis denne gennemgang på stedet afslører diskrimination, kan OFCCP bl.a. pålægge bøder. Pengebøder pålægges, når OFCCP finder problemer med diskriminerende politikker og handlinger under revisionsprocessen. Sådanne problemer vedrører normalt uheldige virkninger i forbindelse med ansættelse, forfremmelse og afskedigelse af kvalificerede minoriteter og kvinder. Diskriminerende aflønningspraksis er også et fokusområde i forbindelse med overensstemmelseskontroller.

Sanktionerne for manglende overholdelse af kravene til føderale kontrahenter kan være alvorlige. Ud over økonomiske sanktioner kan virksomheder, der ikke overholder reglerne, få deres føderale kontrakter opsagt, og de kan blive udelukket fra at modtage fremtidige offentlige kontrakter.

Kontakt MEA for hjælp

Firksomheder kan hjælpe med at beskytte sig mod disse sanktioner ved årligt at udarbejde og følge en handlingsplan for positiv særbehandling.

MEA tilbyder tjenester til udarbejdelse af Affirmative Action Planpreparation via en AAP-partner. AAP’er, der købes gennem MEA, omfatter udarbejdelse af planen, fortolkning af planen, uddannelse af personalepersonalet i forvaltning af AAP’en, kompensationsanalyser, gennemgang af politikker og revisionsstøtte.

Hvis du har spørgsmål om, hvorvidt din virksomhed har brug for en handlingsplan for positiv særbehandling eller om overholdelse af reglerne for offentlige kontrahenter generelt, bedes du kontakte MEA’s hotline.