Byggefaktura-skabelonen er et dokument, der anvendes af entreprenører, så de kan give en specificeret regning til en person eller virksomhed, som de har leveret tjenester og/eller leverancer, som de har leveret til. Typisk vil dette dokument opregne antallet af leverancer, timepriser, medmindre der er aftalt et fast gebyr. Generelt vil dette dokument også indeholde oplysninger om entreprenørens betalingsbetingelser. Da entreprenører ikke er kategoriseret som “ansatte”, er de ikke afhængige af nogen form for automatisk betaling gennem en virksomheds lønsystem. Derfor skal dette dokument generelt udarbejdes og fremlægges for at modtage betaling for tjenesteydelser.
Elementer i en bygge- og anlægsfaktura
Informationer, der findes på en bygge- og anlægsfaktura, er som følger:
- Aftrahentens navn, adresse og kontaktoplysninger.
- Den direkte entreprenørs navn, adresse og kontaktoplysninger.
- Byggeinvestorens navn og adresse, hvis det er relevant.
- Byggepladsens beliggenhed.
- Navn og adresse på de personer, der modtager eller skal modtage arbejdet.
- Liste og mængde af alle leverancer, materialer og omkostninger for hver enhed sammen med omkostninger til arbejdskraft.
- Salgskat og statsskat, hvis relevant.
- Hvornår betaling skal ske, og hvilken betalingstype der accepteres.
- Informationer om, hvornår betaling betragtes som forsinket og eventuelle sanktioner, der er vurderet af entreprenøren.
- Informationer om overslag, og hvad der sker, hvis arbejdstimerne er længere eller kortere, eller hvis materialer og leverancer ændres.
- Depot, der anmodes om, hvis det er relevant.
Vurderer byggepladsen
Asentøren, underleverandørerne og materialeleverandøren bør besøge byggepladsen for at give et passende overslag. Dette vil sikre, at fakturaoverslaget er så tæt på den endelige regning som muligt, og at potentielle problemer, der kan påvirke de samlede omkostninger, er behandlet på forhånd.
Kontroller konkurrenternes priser
Konkurrenternes priser bør gennemgås, da entreprenøren vil ønske at holde sig inden for et rimeligt spænd af de andre entreprenørers priser. Prisforskelle bør tages op med kontrahenten (dvs. kvalitet i forhold til hastighed osv.)
Giv et tilbud
Direkte entreprenør bør give et tilbud på de samlede omkostninger til kontrahenten. Ansvarsfraskrivelse bør også tilføjes i tilfælde af, at der sker en ændring i omfanget af projektet, eller der opstår en uoverensstemmelse i tid eller materialer, der er nødvendige.
Brug byggefakturaen som en journal
Byggefakturaen bør bruges til at holde styr på alle modtagne betalinger og opdateres med det beløb, der er tilbage at blive betalt. Dette vil hjælpe med at undgå, at kontrahenten betaler for meget eller for lidt.
Faktura til kontrahenten ved færdiggørelse
Når alt arbejde er afsluttet, skal den direkte entreprenør udfærdige en endelig byggefaktura med de samlede omkostninger for alt arbejde, materialer og oplysninger om udgifter. Den endelige faktura bør afspejle alle betalinger, der er foretaget i løbet af byggeperioden, sammen med eventuelle betalinger, der mangler at blive foretaget af kontrahenten.
Hvordan man opkræver ubetalte afgifter fra en kunde
Aftrahenten bør kommunikere med en kontrahent for at fastslå, hvorfor en betaling ikke er blevet foretaget (dvs. kontrahenten mener, at det udførte arbejde er dårligt, der er indgivet klage osv.) i tilfælde af, at alt byggearbejde er afsluttet, og fakturaen er blevet leveret. Hvis en entreprenør imidlertid ikke modtager fuld betaling fra en kontrahent, kan han indgive en mekanikerpant i overensstemmelse med sin lokale statslovgivning (da pantet skal være omfattet af de lovbestemte krav). Hvis der ikke er angivet en betalingsdato på byggefakturaen, kan entreprenøren afhængigt af den lokale statslovgivning stadig være forpligtet til at indgive betaling inden en bestemt dato efter arbejdets afslutning, ellers kan han risikere at blive sagsøgt. For at undgå sådanne situationer kan entreprenøren anmode om et depositum, inden arbejdet påbegyndes, og kan kræve betaling efterhånden som arbejdet skrider frem på byggepladsen.