Vigtige trin i planlægningsprocessen
Planlægning omfatter en række trin lige fra fastlæggelse af målene til opfølgende foranstaltninger som beskrevet nedenfor.
De vigtigste trin i planlægningsprocessen er som følger:
Fastlæggelse af mål:
Fastlæggelse af målene er det første trin i planlægningen. Planer udarbejdes med henblik på at nå bestemte mål. Derfor er fastlæggelse af målene et vigtigt skridt i planlægningsprocessen. Planerne skal afspejle virksomhedens mål. Målene skal klart definere, hvad der skal opnås ved hjælp af politikker, procedurer, regler, strategier, budgetter og programmer. Planen skal sikre, at enhver aktivitet, der iværksættes, bidrager til opfyldelse af målene.
De fastsatte mål skal klart angive, hvad der skal opnås, hvor handlingen skal finde sted, hvem der skal udføre den, hvordan den skal udføres, og hvornår den skal være gennemført. Det vil sige, at lederne skal være i stand til at genfremsætte virksomhedens mål i bestemte og klare vendinger, som vil motivere til at undersøge og evaluere resultaterne i forhold til de målrettede resultater i planen. Målene bør være målbare.
Determinering af planlægningsforudsætninger
Dette er det andet trin i planlægningen. Forudsætninger omfatter faktiske prognosedata, virksomhedens politikker og planer. Planlægning indebærer at se ind i fremtiden, hvilket kræver, at virksomheden skal vide, hvordan fremtidige forhold vil påvirke dens aktiviteter. Prognoser er således et vigtigt skridt i planlægningen. Der findes to typer af prognoser, nemlig
- Forudsigelse af generelle økonomiske forhold.
- Forudsigelse af markedsforhold for et specifikt produkt eller en specifik tjenesteydelse, som virksomheden beskæftiger sig med.
Med de generelle økonomiske forhold in mente foretages en undersøgelse af branchen. Derefter foretager lederen en undersøgelse af sin virksomheds andel af markedet. Prognoser vil afsløre de områder, hvor kontrollen er mangelfuld. Planlægningen vil være pålidelig, når prognosemetoderne er præcise. Derfor afhænger planlægningens succes i høj grad af prognoserne.
Determinering af alternative kurser
Determinering af alternative kurser er det tredje trin i planlægningsprocessen. Planlæggeren skal studere alle alternativerne, overveje deres stærke og svage sider og til sidst vælge de mest lovende.
Evaluering af alternative forløb
Alternative forløb, der således er valgt, skal evalueres i lyset af forudsætninger og mål. Evaluering indebærer en undersøgelse af udførelsen af forskellige handlinger. Forskellige faktorer såsom rentabilitet, investeringsbehov osv. for sådanne alternativer bør afvejes mod hinanden. Hvert alternativ bør undersøges nøje for at bestemme dets egnethed.
Mange andre faktorer som f.eks. usikker fremtidig udvikling, økonomiske problemer og fremtidige usikkerheder gør evalueringsprocessen kompleks og vanskelig. Normalt vurderes alternative planer i forhold til faktorer som omkostninger, risici, fordele, organisatoriske faciliteter osv. Computerbaserede matematiske planer og teknikker kan også anvendes til at identificere det bedste handlingsforløb.
Vælgelse af det bedste forløb
Efter at have evalueret de forskellige alternativer vælges det mest egnede alternativ. Dermed kan planen anses for at være blevet vedtaget. Det er netop det punkt, hvor der træffes beslutninger. Nogle gange kan der i virksomhedens bedste interesse vedtages flere alternative forløb.
Formulering af afledte planer
Planlægningen er ikke afsluttet, så snart det bedste forløb er valgt. Hovedplanen bør understøttes af en række afledte planer. Inden for rammerne af en grundplan formuleres afledte planer inden for hvert funktionsområde. Opdeling af hovedplanen i afdelings-, sektions- og individuelle planer hjælper til at forstå den reelle karakter af fremtidige usikkerheder. For at gøre planlægningsprocessen mere effektiv bør den også indeholde en feedback-mekanisme. Disse planer er beregnet til gennemførelse af hovedplanen.
Den sidste fase i planlægningsprocessen er implementering af planer
Implementering af planer er det sidste trin i planlægningsprocessen. Det indebærer, at planerne sættes i værk for at nå virksomhedens mål Gennemførelse af planer kræver etablering af politikker, procedurer, standarder, budgetter osv.