5 trin til at forbedre din arbejdseffektivitet

Som arbejdsgivere leder efter mange kvaliteter hos en medarbejder, er det svært at se bort fra en person, der ikke kun er hårdtarbejdende og produktiv, men også effektiv i det, de gør.

Men det rejser spørgsmålet – hvis din effektivitet halter, og du ønsker at øge den, hvad gør du så?

Start med at nedbryde de grundlæggende årsager til din ineffektivitet og dårlige produktivitet. Overvej f.eks. ting som:

• Dine personlige organisatoriske vaner
• De kommunikationskanaler, du anvender
• Den værktøjskasse, du har til rådighed
• For mange distraktioner
• Opbrændthed eller for meget tid på kontoret

Som det tager tid at gøre seriøse fremskridt, er der ting, du kan gøre i dag for at forbedre arbejdseffektiviteten og som følge heraf vise din virksomhed, at du er en værdifuld del af holdet.

Hvis du er klar til endelig at forbedre din effektivitet på arbejdet, så tjek disse trin nedenfor!

1. Gennemfør en to-do-liste

Uanset dit område, din stilling eller dit ansættelsessted er det et faktum, at din dag er fuld af opgaver. Hvilke af dem vil du færdiggøre først? Hvilke af dem er vigtigst? Hvordan vil du holde dig til tidsplanen i løbet af dagen?

Hvis du ikke har en to-do-liste, kan du finde dig selv i at prioritere de forkerte opgaver eller overse dem, der kræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Resultatet er, at din arbejdseffektivitet falder, og at din produktivitet falder fra landkortet.

Det er heldigvis nemt at oprette en to-do liste. Du kan gøre det på den gammeldags måde ved at sætte pen til papir, kortlægge din opgaveliste og krydse punkter af. Eller du kan integrere teknologi i processen ved at benytte dig af en af de mange apps, der er designet til at holde dig på sporet.

Og en af de bedste spillere er uden tvivl Todoist. Faktisk er den blevet udvalgt som redaktørens valg af PCMag, der skriver:

“Hvis du leder efter den bedste to-do-liste-app, en der fungerer på alle dine enheder, har gode funktioner til at overvåge din produktivitet og lader dig nørde med at organisere alt det, du skal lave, så er Todoist noget for dig.”

2. Forbedre kommunikationen

Arbejdsdage er fulde af potentielle tidsrøvere – rodet arbejdsplads, uproduktive møder og sociale medier, for blot at nævne et par stykker. Kommunikation med kolleger, kunder og potentielle kunder bør dog ikke være en af dem.

Effektiv kommunikation er grundlæggende for arbejdspladsens produktivitet. Men forbedring af kommunikationen sker ikke fra den ene dag til den anden. Det vil heller ikke ske af sig selv.

Først og fremmest skal du definere, hvad der fungerer og ikke fungerer med hensyn til, hvordan dit team kommunikerer. Spilder du timer på at mødes personligt med dine kolleger? Bruger du for meget tid på telefonmøder, når en hurtig IM eller endda en e-mail kunne gøre det samme?

Uanset hvad, skal du implementere et system til at rette op på det, der er i stykker. Det kan betyde et seminar eller teambuilding med fokus på teamkommunikation. Eller det kan også bare betyde, at man skal implementere den rigtige software til teamkommunikation.

Med hensyn til sidstnævnte punkt kan man overveje instant messaging i virksomheden. Virksomhedsorienterede instant messengers har en række forskellige kanaler, hvilket betyder, at der lige ud af boksen er et medie, der passer til enhver form for kommunikation på arbejdspladsen.

Tekstchats og chatrum er perfekte til frit flydende eller løbende samtaler, ja, nej eller spørgsmål med korte svar, eller organisering af diskussionsrum efter projekt, team, afdeling eller endda placering.

Samtaler og videochat er på den anden side ideelle til tilfælde, hvor du har brug for at genskabe en mere personlig forbindelse, men hvor det enten er upraktisk eller umuligt at kommunikere personligt.

E-mail og personlig kommunikation har stadig deres plads. Hvis det f.eks. ikke haster, eller hvis du har brug for at kopiere flere modtagere – så send en e-mail. Hvis du har store eller transformative nyheder at dele, skal du overveje et personligt møde.

Afhængigt af kommunikationens art giver nogle kanaler bare mere mening end andre. Men det er op til dig at have teknologien til rådighed til at træffe den beslutning.

3. Reducer multitasking

Giv single-tasking et forsøg! Forskning viser, at multitasking reducerer effektiviteten og produktiviteten. At skifte frem og tilbage mellem opgaver og faner fører til en forsinkelse, mens din hjerne overgår mellem informationerne, hvilket koster op til 40 % af ens produktive tid.

Men lad os se det i øjnene: På nutidens stadigt dynamiske arbejdsplads kan du ikke helt undgå det. Så det er op til dig at være mere intelligent og opfindsom med hensyn til, hvordan du multitasker.

For at maksimere din online arbejdsgang skal du begrænse antallet af åbne faner i dit browservindue. Hver åben fane er en distraktion, der kan undgås. Desuden gør åbne faner det ikke kun sværere for dig at finde oplysninger, men har også en negativ indvirkning på din enheds RAM-hukommelse ved at forbruge mere arbejdshukommelse. I sidste ende går både du og din enheds effektivitet tabt.

Tænk også over, hvordan du arbejder med dit team. Alt-i-en-kommunikations- og samarbejdsplatforme giver mulighed for kommunikation i realtid, samtidig med at de letter meningsfuldt teamarbejde inden for én samlet platform.

Kobling af værktøjer som et virtuelt whiteboard, øjeblikkelig skærmbillede, fjernskrivebord og filoverførsel af ubegrænset størrelse med kommunikation i realtid fører til:

• Mindre skift frem og tilbage mellem IM-funktioner til samarbejde, restriktive fildelingsplatforme og usikre chatprogrammer
• Dybere fokus og koncentration på opgaver og samarbejde
• En reduceret sandsynlighed for, at data falder i de forkerte hænder
• Øget effektivitet og produktivitet

Selv om du måske ikke kan undgå multitasking helt, kan du blive klogere på, hvordan du griber det an.

4. Maksimér nedetiden

Som multitasking er kommet for at blive, er din opgavebelastning det også. Men der er kun så meget tid på en dag. Og din hjerne har endnu mindre produktiv tid og kapacitet. Så du er nødt til at udpege måder at arbejde smartere på.

• • Arbejde på farten – Pendlertiden bliver længere og længere. Men i stedet for at scrolle i dit nyhedsfeed kan du bruge den tid til at administrere dagens to-do-liste, besvare øjeblikkelige beskeder og e-mails eller brainstorme. I dag holder mobile teamkommunikationsapps dig ikke kun i kontakt med dit team, men sikrer også, at samarbejdet finder sted, uanset hvor du er.

5 trin til at forbedre din arbejdseffektivitet Click To Tweet

• Arbejd i intervaller – Uanset om det er 25-minutters sprints eller 90-minutters intervaller, skal du fokusere på en enkelt opgave eller et enkelt job uden distraktioner eller afbrydelser i en kort periode. Tag derefter en bestemt pause for at genoplade. Du skal ikke proppe en uges opgaver ind på én dag og derefter forsøge at gennemføre det hele uden pauser.
• Arbejd på dig selv – Når du har fritid på arbejdet, skal du bruge den på dit helbred og dit velbefindende. Tag en pause fra skærme og enheder, og overvej at læse en bog eller lave nogle hjerneaktiviteter, fysiske øvelser eller f.eks. yoga.

5. Hold distraktioner udenfor

Smartphones, sociale medier, rodet arbejdsplads og overforbindelse kan ødelægge din effektivitet hurtigere end den næste notifikation. Men selv om distraktioner er praktisk talt uundgåelige i disse dage, er der skridt, du kan tage for at reducere dem.

1. Afbød afbrydelser. Da størstedelen af de amerikanske arbejdstagere ikke kan modstå de sociale medier, skal du placere din smartphone uden for synsvidde. Slå notifikationer fra. Overvej at slette apps til sociale medier i løbet af arbejdsugen. Fjern browserlinks til og log ud af konti på sociale medier.
2. Vær opmærksom på dit arbejdsmiljø. Organiser din arbejdsplads. Hav alle dine vigtigste ting ved hånden. Brug din to-do-liste til at strukturere din dag. Og hvis du arbejder hjemmefra, skal du nøje overveje alt fra din indretning til din garderobe og din playliste.
3. Afbryd forbindelsen fra tid til anden. Den øgede konnektivitet og gennemsigtighed i forbindelse med realtidskommunikation har været en afgørende faktor for effektiviteten på arbejdspladsen. Men nogle gange har du bare brug for at få arbejdet gjort. Når det er tilfældet, skal du logge af e-mail og messaging-apps, afbryde forbindelsen til dine enheder og gøre det nødvendige for at få arbejdet gjort.
4. Lad være med at være en distraktion. De fleste samtaler kan vente. Vær opmærksom på dine kollegers visuelle og virtuelle signaler – f.eks. hovedtelefoner på, intens fokus eller brugerstatus. Bare fordi du kan mødes personligt eller chatte, betyder det ikke, at du bør gøre det.

Overvej disse spørgsmål

Nu, hvor du har nogle konkrete metoder til at øge arbejdseffektiviteten, er det tid til at tage et skridt i den rigtige retning.

Som de fleste ting er det imidlertid en proces at forbedre effektiviteten og produktiviteten, og det kræver en vis selvransagelse, en strategi, engagement og tid.

Tænk over disse fem spørgsmål:

• Har du fundet ud af, hvorfor du mangler en høj grad af effektivitet?
• Har du et system på plads, ikke kun til at gennemføre de fem ovenstående trin, men også til at holde fast i dem på lang sigt?
• Hvordan vil du sikre, at teknologien øger effektiviteten på din arbejdsplads i stedet for at skabe yderligere distraktion?
• Vil det hjælpe dig bedre med at nå dine mål, hvis du får hjælp fra en kollega eller en vejleder?
• Hvilke foranstaltninger vil du gennemføre for at overvåge fremskridtene?

Selv om disse spørgsmål ikke altid er lette at besvare, er de afgørende for at få et overblik over, hvor du står i øjeblikket, for at komme godt fra start og ikke mindst for at holde dig på sporet.

5 trin til at forbedre din arbejdseffektivitet Click To Tweet

Opsummering

Alle ønsker at forbedre deres arbejdseffektivitet, men at omsætte det til virkelighed er ofte lettere sagt end gjort.

Men at forsøge og fejle i fortiden er ikke en grund til at give op nu! Ved at iværksætte de fem trin ovenfor og derefter nøje overveje et par spørgsmål, der kan guide dig på vejen, vil du opleve, at det er lettere end nogensinde før at nå et højere niveau af effektivitet og produktivitet i dit arbejde.

Har du nogle tips til at forbedre arbejdseffektiviteten? Hvilke andre trin ville du tilføje til denne liste? Del dine tanker, råd og vejledning med os!