¿Cuántas diapositivas debo tener en mi presentación de PowerPoint?

Cuando estás planeando tu próxima gran presentación, puede ser difícil saber cuál es el punto óptimo de conteo de diapositivas. Cuántas diapositivas poner en una presentación, para mantener la atención de tu audiencia, es una pregunta mucho más grande de lo que puede parecer.

Nos encantaría decirte que hay una respuesta simple, pero si realmente quieres crear un argumento persuasivo, hay algunas variables a tener en cuenta al planificar el número de diapositivas en tu presentación. Y a pesar de lo que dicen otros artículos, no tiene nada que ver con el tiempo.

Apostamos a que has escuchado unas cuantas teorías contradictorias sobre este tema, así que pensamos que ya era hora de opinar. Puede que hayas oído la regla 10/20/30 de Guy Kawasaki. Esta regla establece que la presentación «perfecta» tiene diez diapositivas, dura 20 minutos y utiliza una fuente de 30 puntos. O puede que hayas leído que cada minuto que hablas equivale a una diapositiva expuesta detrás de ti. Puede que incluso hayas descubierto algunas teorías más intrincadas y formuladas que esas, en las que x = el número perfecto de diapositivas. Para llegar a x, basta con dividir el número de personas en el público por los segundos que tienes para hablar, multiplicado por los pasos que hay entre tu casa y el local, a la potencia de tu altura en centímetros. Si ya te has abierto camino a través de una serie de opiniones variadas, puede que estés gritando «¡dime cuántas malditas diapositivas necesito!»

¡Sólo dime cuántas malditas diapositivas necesito!

Tú

Aunque muchas de estas teorías se basan en un pensamiento inteligente y, a veces, incluso en la ciencia, no podemos aceptarlas. Son demasiado limitantes. Las personas que están detrás de las teorías probablemente intentan simplificar demasiado esta complicada cuestión, sólo para darte una respuesta. Pero, ¿quieres cualquier respuesta? ¿O quieres la respuesta correcta?

La respuesta correcta es: estás pensando mal las presentaciones.

¿Crees que Jack Kerouac, Graham Greene o Dan Brown se sentaron alguna vez a escribir con la única intención de llegar a las 432 páginas? No, tenían historias que contar, y no importaba el número de páginas que ocuparan para contarlas.

¿Qué te hace tan diferente de Kerouac?

¿Cuántas diapositivas hasta que haya un propósito?

Estás escribiendo una presentación con un propósito. Hay un cambio que quieres hacer, y tu tarea es transmitir tu mensaje de forma persuasiva, para inspirar a todos los que lo escuchen a querer el mismo cambio. Tu propósito no es llenar exactamente 20 minutos con exactamente diez diapositivas. Se necesitan tantas diapositivas como sea necesario.

No, no vamos a dejarte con eso. No pretendemos perder amigos, clientes y queridos lectores.

Entendemos que las presentaciones suelen tener un límite de tiempo, y ese límite hay que tenerlo en cuenta a la hora de escribir. Pero ese límite tiene que influir en el número de ideas que intentas transmitir, no dictar cuántas diapositivas entran en tu presentación para transmitir esas ideas. Porque de eso es de lo que realmente estamos hablando: de ideas. Para una presentación más corta, vas a tener que ser muy estricto con la edición. Recortar el exceso, hasta que todo lo que quede sea la pieza central más impactante y deliciosa.

Eso no significa que, si tienes libertad de tiempo, debas utilizarlo para desgranar todas las ideas que has tenido. Pero sí puedes permitirte el lujo de poner en capas ideas enlazadas que apunten todas a una misma conclusión. Construir un nido de ideas. Y apoyar esas ideas con hechos, cifras, éxitos anteriores, así como con las ideas de otras personas.

Sólo una vez que hayas escrito tu estructura narrativa detallada, o tu guión completo, si es así como te sientes más cómodo, deberías empezar a pensar en las diapositivas de PowerPoint.

Da a tus ideas espacio para respirar

Cada una de tus ideas merece su tiempo para brillar. Una pausa dramática sirve para dejar que una frase impactante se hunda, dando a la audiencia un momento para considerar la gravedad de la palabra hablada. Las diapositivas sin obstáculos tienen el mismo efecto. Si tratas de incluir demasiadas ideas en una sola diapositiva, ninguna de ellas será entendida o recordada.

Si está empezando en el mundo de las comunicaciones persuasivas, una buena regla a seguir es: una idea, una diapositiva. Esto permitirá que cada idea tenga su momento, sin competir con ninguna de las otras ideas. Esto también significa que, visualmente, tendrás más oportunidades de mejorar tu mensaje. Con más espacio en las diapositivas para jugar, puedes crear diseños de presentación que marquen tus ideas, en lugar de confundir más la situación.

El viaje de una idea:

• introducirla
• discutirla
• reforzarla
• dejarla asimilar

y señalar la introducción de la siguiente idea con una nueva diapositiva.

Esta es una gran guía, para aquellos que carecen de confianza, para usar como punto de partida. No es una regla.

¿Qué cuenta como idea?

Ahora, esta es una pregunta mucho más complicada, y que cambiará para cada presentación. En nuestro papel de guías en este escenario, queremos darle una respuesta tangible a su consulta, no simplemente introducir más preguntas, y más confusión, en la mezcla. Al fin y al cabo, si tu presentación es mañana y tu búsqueda fue el resultado de una desesperación extrema y tal vez demasiado vino, bueno, probablemente ya no estés leyendo esto porque ya has derramado ese vino sobre tu portátil en señal de frustración. Pero si sigues con nosotros, probablemente tengas muchas ganas de obtener una respuesta ahora mismo.

La frustración y la confusión no son nuestros objetivos. Te respetamos demasiado como para mentirte. Confiamos en que hayan captado el tema general de que hay muchas consideraciones que entran en el recuento de diapositivas de cualquier presentación que entre por las puertas del estudio Buffalo 7. Ahora que hemos abordado eso, podemos darte una plantilla para ayudarte en tu camino.

Si has leído alguno de nuestros otros blogs de narración, ya sabes que toda historia -esto incluye tu presentación- necesita un principio, un medio y un final. Vamos a desglosar una estructura muy básica, y el número de diapositivas que la acompañan, para estas tres secciones clave.

Comienzo

Aquí es donde estableces la escena, despiertas el interés de la audiencia, les das una pista sobre lo que hay para ellos y estableces un terreno común. Podría ser algo así:

• Diapositiva de título: da a tu audiencia algo emocionante que ver, mientras esperan que comience la presentación. Una diapositiva.
• Orden del día: exponga el viaje que van a realizar y por qué merecerá la pena. Una diapositiva.
• Situación actual: describa el panorama actual, asegurándose de que todo el mundo está en la misma página antes de partir. Que no quede ningún hombre atrás. Una diapositiva.

Medio

Aquí es donde entramos en la parte realmente jugosa de la narración. Y también es donde toda la esperanza que tenías de sacarnos un recuento definitivo de deslizamientos se vendrá abajo.

Un argumento persuasivo necesita reconocer los retos de tu audiencia, y proponer una solución para cada uno de ellos. Tu audiencia puede tener un reto, puede tener 50, y ahí es donde entra la ambigüedad. Cada reto necesita su propia diapositiva, y cada solución también.

Si su audiencia tiene 50 retos, intente encontrar temas comunes entre ellos, para poder abordarlos como un grupo cohesionado, todos bajo un mismo paraguas de ideas. Los seres humanos encuentran reconfortantes los patrones, por lo que apreciarán la agrupación, así como la reducción del número de diapositivas.

Final

Apelar a la emoción, mostrando que tienes la respuesta a los problemas de tu audiencia, es sólo una parte de conseguir un argumento persuasivo. También tienes que recurrir a la lógica y establecer la credibilidad. Una vez más, esto puede llevar una diapositiva, o puede llevar nueve, pero he aquí algunas orientaciones generales:

• Estudios de caso: un estudio de caso por diapositiva.
• Cómo funciona: si la tecnología, el servicio o el proceso que propones es sencillo, mostrar a tu audiencia cómo funciona puede llevar sólo una diapositiva. Sin embargo, si es complicado, tendrás que dividirlo en sus componentes y contarlo en varias diapositivas. Recuerda que se trata de claridad y comprensión. Se necesitan tantas diapositivas como sea necesario para procesar la información.
• Sobre usted: al público no le importa mucho cómo se formó o dónde trabajaba su director general antes de venir a trabajar con usted. Reduzca la información de su empresa a lo que realmente les importa, y a lo que establecerá la credibilidad a sus ojos. Si ha ganado premios que demuestran que sus innovaciones son las mejores en su campo, muéstreles los galardones. Si el socio tecnológico con el que trabaja es exclusivo para usted, hágaselo saber. Las secciones «Sobre nosotros» más efectivas son de una o dos diapositivas como máximo. Evita a toda costa la cronología de la empresa.

Para terminar, vas a querer resumir tus puntos clave en una sola diapositiva. Sólo un suave recordatorio de los inmensos beneficios que recibirán al trabajar contigo.

Y por último, tu diapositiva final debe ser, como su nombre indica, una diapositiva con una poderosa llamada a la acción. Para saber más sobre cómo dejar una impresión duradera en cada audiencia que encuentres, echa un vistazo a este artículo.

Incluso si todavía te estás tirando de los pelos, agarrándote desesperadamente a una simple cifra, esperamos que estas directrices te hayan hecho reflexionar.

Y ahora vamos a complicar las ya difusas reglas que hemos puesto en marcha.

En Búfalo 7, nunca nos fijamos en el número de diapositivas.

Que te importe una mierda, eso es lo que decimos. El número de diapositivas no significa nada. A veces repartimos un mensaje en cinco diapositivas, porque así se consigue que la animación funcione a la perfección. La navegación complicada suele requerir la duplicación de diapositivas, para no confundir a PowerPoint en cuanto a la procedencia de la acción. Por el contrario, podemos presentar mensajes realmente complicados en una sola diapositiva utilizando construcciones de animación para romper la historia, en lugar de una serie de diapositivas. Hay muchas variables. Todo lo que intentamos decir es que dejes de preocuparte por el número de diapositivas.

Sin embargo, algunas cosas, que tienen que ver con el número de diapositivas, sí deberías preocuparte:

Malos consejos

Esto es una llamada a algunos de esos otros artículos con los que probablemente tropezaste en tu búsqueda. Si basas tu presentación en alcanzar exactamente un minuto por diapositiva, ya has perdido a tu audiencia y ni siquiera estás frente a ella.

Si basas tu presentación en alcanzar exactamente un minuto por diapositiva, ya has perdido a tu audiencia y ni siquiera estás frente a ella.

¿Todas las ideas son iguales? No. ¿Le interesa a tu audiencia todo lo que tienes que decir en la misma medida? No. Aunque hayas hecho la prueba del «¿y qué?», y todos tus mensajes hayan pasado y les aporten valor, no van a apreciar que te saltes partes importantes de la solución porque el tiempo corre.

Tómate el tiempo necesario para explicar las ideas de mayor impacto, y aprecia la inteligencia de tu audiencia lo suficiente como para asumir que entenderán lo que significa un premio, sin que lo describas durante un minuto, sólo porque la regla lo dice.

¿Necesitas diapositivas en absoluto?

Levante la mandíbula del suelo. El hecho de que creemos presentaciones de alto nivel día tras día y de que nos encante PowerPoint no significa que vayamos a desviarte del camino. A veces, simplemente no necesitas el apoyo que aportan las diapositivas.

Las diapositivas no están ahí para recordarte, como presentador, cuáles son tus puntos clave de conversación. Si eres una de las pocas personas que practican adecuadamente antes de una gran presentación, no necesitarás que te refresquen la memoria.

Las diapositivas no están ahí para contar toda la historia por ti. El pase de diapositivas no es la presentación. Las palabras que salen de tu boca son lo que el público ha venido a escuchar. Tú eres la estrella de tu propia presentación.

Antes de que empieces a cerrar tu portátil en señal de celebración, demos un paso atrás y hablemos de por qué (probablemente) sí necesitas diapositivas.

¿Para qué sirven las diapositivas?

Cuando se diseñan y animan correctamente, las diapositivas mejoran su mensaje hablado para que sea más fácil de entender, más fácil de recordar y más persuasivo. Usted y sus diapositivas son un equipo. Hay cosas que un visual puede hacer mejor que tú. Por ejemplo, un gráfico. Puedes pasarte media hora pintando una imagen con palabras de un gráfico que viste una vez. O podrías poner un dato impactante en la pantalla y seguir adelante.

Así que, volviendo a la pregunta original que nunca hiciste:

¿Cuándo podría no necesitar diapositivas?

Si sólo dispone de cinco minutos para influir en ese cambio deseado en las mentes, los corazones y las acciones de su audiencia, una historia emotiva y bien contada, hablada directamente desde su corazón, sin la dilución de la tecnología o la torpeza de un pulsador de diapositivas, podría ser la mejor manera de transmitir su mensaje. Sin distracciones, sin trucos, sólo con autenticidad.

En este caso, no importa cuántas diapositivas haya en tu presentación, nunca van a ser más impactantes que tu honestidad y vulnerabilidad.

En este corto espacio de tiempo, es poco probable que tu audiencia sufra una sobrecarga de información y olvide alguno de tus mensajes, por lo que no necesitas las diapositivas por su capacidad de mejorar la memoria. Es poco probable que pierdan el hilo de su narración, así que no necesita las diapositivas como guía visual. Y si tu historia está bien contada, hablando de sus retos y envuelta en una situación que es personal para ellos, tampoco necesitarás los poderes persuasivos de PowerPoint.

Pero, nueve de cada diez veces, un PowerPoint sólo puede mejorar tu mensaje hablado. Hecho.

Nueve de cada diez veces, un PowerPoint sólo puede mejorar su mensaje hablado.

El tiempo extra significa diapositivas extra

Y no sólo por las ideas extra. Si te piden que hables durante mucho tiempo, primero pregúntate si es realmente necesario. ¿Puede el público concentrarse durante tanto tiempo? ¿Podría dividir la sesión en partes más pequeñas? ¿Va a ser valiosa para ellos? ¿Tienes tantas ideas relevantes?

Si resulta ser necesario, hay algunas diapositivas adicionales que vas a querer añadir a tu paquete. Considere la posibilidad de añadir pausas regulares (una diapositiva por pausa), recapitulaciones (una diapositiva por recapitulación), incluso cuestionarios (una diapositiva por combinación de pregunta-respuesta) para mantener la atención de su público, comprobar su comprensión y darles la oportunidad de estirar las piernas.

Y, con la libertad del tiempo, llega la oportunidad de utilizar las voces de otras personas para mejorar la suya. Considera la posibilidad de añadir citas relevantes, clips de audio o vídeos de personas reconocidas que apoyen tu mensaje. Por supuesto, puedes animar estos elementos en tu diapositiva con un clic, pero si no tienes mucha confianza en el uso de PowerPoint, crear una nueva diapositiva para cada uno de ellos es una opción más fácil.

Cuando decidimos cuál es la forma más impactante de contar la historia de un cliente, reunimos a mentes brillantes de cada departamento para lanzar ideas, considerar soluciones para cada limitación y esforzarnos por ofrecer la mejor solución para cada cliente. Y ni una sola vez decimos «¿Pero es ese el número correcto de diapositivas?»