Tabulky, grafy, schémata

Jednou z příjemných věcí na kurzech technického psaní je, že většina prací obsahuje tabulky, schémata a grafy – nebo by alespoň měla. Spousta profesionálního, technického psaní obsahuje nejrůznější druhy, tabulky, koláčové grafy, sloupcové grafy, čárové grafy, vývojové diagramy atd. Jakmile se naučíte tyto věci vkládat do svého psaní, měli byste se považovat za povinného je používat, kdykoli si to situace bude přirozeně vyžadovat.

Další zdroje

Téměř vše, co jste chtěli vědět o tvorbě tabulek a obrázků. Fantastický zdroj z Department of Biology, Bates College, Lewiston, ME, 2012.

Tabulky

Tabulky jsou samozřejmě ty řádky a sloupce čísel a slov, většinou čísel. Umožňují rychlý přístup k informacím a jejich relativně snadné porovnávání. Pokud jsou údaje uspořádány chronologicky (například údaje o prodeji za desetileté období), může tabulka ukázat trendy – vzorce rostoucí nebo klesající aktivity. Tabulky samozřejmě nejsou nutně nejnázornějším nebo nejdramatičtějším prostředkem pro zobrazení takových trendů nebo vztahů mezi daty – proto máme grafy a diagramy (o nich pojednává další část).

Použití tabulek. Největší využití tabulek je pro číselné údaje. Představte si, že porovnáváte různé modely laserových tiskáren z hlediska fyzických vlastností, jako je výška, hloubka, délka, hmotnost atd. Ideální pro tabulku.

Nenechte se však utvrdit v představě, že tabulky jsou určeny výhradně pro číselné údaje. Kdykoli nastane situace, kdy probíráte několik věcí, o kterých poskytujete stejné kategorie podrobností, máte možnost pro tabulku. Představte si například, že porovnáváte několik modelů laserové tiskárny: o každé tiskárně byste uvedli stejnou kategorii věcí (její cenu, rychlost tisku, náklady na dodávky, záruční podmínky atd.) To jsou ideální věci pro tabulku a většinou by se jednalo spíše o slova než o čísla (a v tomto případě byste pravděpodobně chtěli nechat textovou diskusi tam, kde je, a informace „převyprávět“ ve formě tabulky.

Formát tabulky. Ve své nejjednodušší podobě je tabulka skupinou řádků a sloupců dat. V horní části každého sloupce je záhlaví sloupce, které definuje nebo identifikuje obsah daného sloupce (a často udává měrnou jednotku). Na levém okraji tabulky mohou být nadpisy řádků, které definují nebo identifikují obsah daného řádku. Situace se zkomplikuje, když je třeba řádky nebo sloupce seskupit nebo rozdělit. V takových případech je třeba vytvořit podnadpisy řádků nebo sloupců. To je znázorněno zde:

Formát pro tabulky se seskupenými nebo rozdělenými řádky a sloupci. Všimněte si, že nadpis tabulky se nachází nad tabulkou.

Tradičně je nadpis tabulky umístěn v horní části tabulky nebo je prvním řádkem tabulky. Pokud je obsah tabulky zřejmý a není třeba na tabulku odkazovat z jiného místa v sestavě, můžete nadpis vynechat.

Co se týče konkrétních pokynů pro styl a formátování tabulek, mějte na paměti tyto:

• Odkaz na tabulku v textu těsně před tabulkou. Vysvětlete obecný význam údajů v tabulce; neočekávejte, že na to čtenáři přijdou zcela sami.
• Nezahlcujte čtenáře monstrózními tabulkami o 11 sloupcích a 30 řádcích! Zjednodušte údaje v tabulce jen na takové množství dat, které ilustruje váš názor – samozřejmě bez zkreslování těchto dat.
• Neumisťujte slovo nebo zkratku pro měrnou jednotku do každé buňky sloupce. Například ve sloupci, kde jsou všechny míry v milimetrech, neuvádějte za každé číslo „mm“. Vložte zkratku do závorek v záhlaví sloupce nebo řádku.
• Čísla ve sloupcích zarovnejte doprava nebo na desetinné místo. Pokud by ve sloupci byly číslice 123 a 4, byla by číslice 4 hned pod číslicí 3, nikoliv pod číslicí 1.
• Obvykle se slova ve sloupcích zarovnávají vlevo (i když se občas setkáte se sloupci slov, které jsou všechny vycentrované).
• Záhlaví sloupců se vycentrují nad sloupce s číselnými údaji (tvoří tvar písmene T); se sloupci textu se zarovnávají vlevo. Zarovnání nadpisů sloupců ke skutečným sloupcovým datům je proměnlivé. Pokud máte sloupec se slovy o dvou nebo třech písmenech, pravděpodobně budete chtít vycentrovat záhlaví sloupce nad tato data, i když se jedná o slova, nikoli o čísla. (Tím se vyhnete podivně vypadajícímu sloupci ve tvaru písmene L.)
• Pokud potřebujete k jedné nebo více položkám v tabulce uvést nějakou zvláštní poznámku, použijte místo zahlcení tabulky informacemi poznámku pod čarou.

Tvorba tabulek. Obvykle si budete půjčovat informace, ve kterých se vyskytuje dobrá tabulka. Pokud se jedná o jednoduchou tabulku bez příliš mnoha řádků a sloupců, přepište ji sami do vlastního dokumentu (ale nezapomeňte v názvu obrázku zdokumentovat, odkud jste si ji vypůjčili). Pokud se však jedná o velkou tabulku se spoustou údajů, je oprávněné ji naskenovat, sejmout z obrazovky nebo okopírovat a vnést ji do své zprávy tímto způsobem.

Používáte-li kancelářský balík OpenOffice, Word nebo WordPerfect, zvykněte si používat nástroje pro vytváření tabulek. Nemusíte kreslit čáry a další formátovací detaily.

Občas se v hrubých návrzích technických zpráv objevují informace v běžné formě běžícího textu, které by mohly být lépe prezentovány ve formě tabulky (nebo tabulek). Nezapomeňte si zpětně prohlédnout hrubé návrhy a vyhledat materiál, který lze transformovat do tabulek.

Formát pro tabulky. Dávejte pozor na příležitosti k převodu textu do tabulky, jako je tomu v tomto příkladu.

Tabulky a grafy

Tabulky a grafy jsou vlastně jen jiným způsobem prezentace stejných údajů, které jsou uvedeny v tabulkách – i když dramatičtějším a zajímavějším. Zároveň však v grafu nebo diagramu získáte méně podrobností nebo méně přesnosti než v tabulce. Představte si rozdíl mezi tabulkou s údaji o prodeji za desetileté období a liniovým grafem stejných údajů. V grafu získáte lepší představu o celkovém trendu, ale ne přesnou částku v dolarech.

Požadavky na formátování. Při tvorbě grafů a diagramů mějte na paměti tyto požadavky (většina těchto prvků je znázorněna níže):

• Označení os – u sloupcových a spojnicových grafů nezapomeňte uvést, co představují osy x a y. V případě, že se jedná o sloupcové a spojnicové grafy, nezapomeňte na jejich označení. Jedna osa může označovat miliony dolarů, druhá pětileté úseky od roku 1960 do současnosti.
• Klíče (legendy)-Sloupcové, spojnicové a koláčové grafy často používají speciální barvu, stínování nebo styl čar (plné nebo přerušované). Nezapomeňte uvést, co znamenají; přeložte je klíčem (rámečkem) na nějakém nepoužívaném místě v grafu nebo diagramu.


Příklad grafu. Všimněte si, že pod grafem je umístěn název obrázku.

• Názvy obrázků – U většiny grafů a diagramů budete chtít uvést název, v mnoha případech číslovaný název. Čtenáři musí nějakým způsobem vědět, na co se dívají. A nezapomeňte uvést zdroj všech informací, které jste si pro vytvoření grafu vypůjčili. Standardní pravidlo, kdy číslovat obrázky nebo tabulky, je následující: pokud na obrázek nebo tabulku odkazujete na jiném místě textu.
• Křížové odkazy – kdykoli použijete graf nebo tabulku, nezapomeňte na ně uvést křížový odkaz ze souvisejícího textu. Spolu s tímto křížovým odkazem uveďte nějaké vysvětlení, o co v grafu jde, jak jej interpretovat, jaké jsou jeho základní trendy apod.
  
  Příklad sloupcového grafu. Všimněte si, že text nad a pod grafem upozorňuje na graf a stručně naznačuje jeho význam.
  
  Příklad koláčového grafu. Všimněte si, že dílky jdou po směru hodinových ručiček od největšího k nejmenšímu (zhruba). Zdroj: ČSÚ, s. r. o: Municipal Solid Waste Generation, Recycling, and Disposal in the United States, U.S. Environmental Protection Agency, Office of Resource Conservation and Recovery, 2014.
• Dokumentace-když si půjčujete informace k vytvoření grafu, nezapomeňte použít standardní formát pro uvedení zdroje. Viz oddíl o dokumentování vypůjčených informací (textových nebo grafických). Nezáleží na tom, jakým způsobem grafiku do zprávy importujete – všechno jsou to vypůjčené informace, na jejichž vytvoření tvrdě pracovala nějaká statečná a ušlechtilá duše, která si za toto úsilí zaslouží uznání.

Produkce grafů a diagramů. Stejně jako u ilustrací máte tyto možnosti tvorby grafů a diagramů: snímání obrazovky, skenování, kopírování, generování vlastních pomocí softwaru a kreslení vlastních.

Uvádění zdrojů tabulek, grafů a diagramů: uvádění zdrojů

Jak již bylo zmíněno, je zcela legální si tabulky vypůjčit – zkopírovat, okopírovat, naskenovat nebo z nich získat dílčí části dat. U tabulek, grafů a diagramů jste však povinni uvádět zdroje stejně jako u vypůjčených slov. Obvykle se to provádí buď v názvu tabulky, nebo v poznámce pod čarou těsně pod tabulkou. Podívejte se na příklad v tabulce uvedené dříve. Podrobnosti o obsahu citace zdroje naleznete v dokumentaci k oddílu.

Obecné pokyny pro tabulky, grafy, schémata – přehled

Předchozí oddíly uvádějí řadu běžných pokynů, které je třeba uvést na jednom místě. Jsou důležité!

• Dejte si pozor na místa v textu, kde probíráte mnoho číselných údajů ve vztahu ke dvěma nebo více věcem – to je ideální pro tabulky nebo dokonce grafy či diagramy.
• Dejte si pozor na oblasti ve svém textu, kde definujete řadu pojmů – to je ideální pro tabulky.
• Vždy diskutujte o tabulkách v předchozím textu. Neházejte tabulku, graf nebo diagram jen tak bez vysvětlení. Orientujte na ni čtenáře; vysvětlete její základní význam.
• Ujistěte se, že vaše tabulky, grafy a diagramy odpovídají vašemu publiku, tématu a účelu – nezasypávejte začátečníky masivními, vysoce odbornými konstrukcemi, kterým nemohou porozumět.
• Používejte nadpis, pokud tabulka, graf a diagram nejsou velmi neformální. Nezapomeňte, že nadpis patří těsně nad tabulku, u grafů a diagramů pod ni.
• Slova a slovní spojení ve sloupcích tabulky (včetně nadpisu sloupce) zarovnejte doleva. Číselné údaje ve sloupcích tabulky zarovnejte doprava (záhlaví sloupce však vycentrujte). Pěkné je dát na tyto údaje zarovnané doprava trochu pravého okraje, aby se posunuly do středu sloupce a nezůstaly zaseknuté u pravého okraje.
• Někteří se domnívají, že pro čtenáře je snazší porovnávat vertikálně než horizontálně. Pokud tomu věříte, naformátujte tabulky tak, aby sloupce obsahovaly informace, které se mají porovnávat. Pokud byste například porovnávali automobily, měli byste sloupce pro MPG, cenu atd.
• Uveďte zdroj tabulek, grafů a diagramů, které jste si vypůjčili buď částečně, nebo celé. To lze provést v nadpisu nebo v poznámce pod čarou. Je to vysvětleno v části o dokumentaci a je to znázorněno zde v této kapitole.
• Uveďte identifikační hodnoty měření v nadpisech sloupců nebo řádků – ne v každé buňce.
• Křížový odkaz na všechny tabulky, grafy a diagramy z předchozího textu. V křížovém odkazu uveďte číslo (pokud se jedná o formální tabulku s nadpisem), uveďte předmět tabulky a podle potřeby uveďte vysvětlující informace.

Uvítám vaše názory, reakce, kritiku týkající se této kapitoly: vaše reakce-David McMurrey.

.