Když plánujete svou další velkou prezentaci, může být těžké zjistit, jaký je správný počet snímků. Kolik slidů dát do prezentace, abyste udrželi pozornost publika, je mnohem větší otázka, než se může zdát.
Rádi bychom vám řekli, že existuje jednoduchá odpověď, ale pokud chcete opravdu vytvořit přesvědčivý argument, existuje několik proměnných, které je třeba při plánování počtu slidů v prezentaci zvážit. A navzdory tomu, co chrlí jiné články, to nemá nic společného s časem.
Vsadíme se, že jste na toto téma slyšeli několik protichůdných teorií, a tak jsme si řekli, že je nejvyšší čas, abychom se do toho vložili my. Možná jste slyšeli o pravidle 10/20/30 Guye Kawasakiho. Toto pravidlo říká, že „dokonalá“ prezentace má deset slidů, trvá 20 minut a používá písmo 30pt. Nebo jste možná četli, že každá minuta vašeho projevu se rovná jednomu slajdu na displeji za vámi. Možná jste dokonce odhalili i některé složitější a složitější teorie, než jsou ty, kde x = dokonalý počet slidů. Abyste dosáhli x, jednoduše vydělíte počet lidí v publiku počtem vteřin, které máte na projev, vynásobíte to počtem kroků mezi vaším domem a místem konání, a to na mocninu vaší výšky v centimetrech. Pokud jste se již propracovali k řadě různých názorů, možná v současné době voláte: „Jen mi řekněte, kolik těch zatracených diapozitivů potřebuji!“
Jen mi řekněte, kolik těch zatracených diapozitivů potřebuji!“
Vy
Přestože má spousta těchto teorií kořeny v inteligentním myšlení a někdy i ve vědě, nemůžeme se s nimi smířit. Jsou prostě zatraceně omezující. Lidé, kteří za těmito teoriemi stojí, se pravděpodobně snažili tuto složitou otázku příliš zjednodušit, jen aby vám dali odpověď. Ale chcete nějakou odpověď? Nebo chcete správnou odpověď?“
Správná odpověď zní: o prezentacích přemýšlíte špatně.
Myslíte si, že Jack Kerouac, Graham Greene nebo Dan Brown někdy usedli k psaní s jediným záměrem – přistát na 432 stranách? Ne, měli příběhy, které chtěli vyprávět, a nezáleželo na tom, kolik stránek jim to zabralo.
Píšete prezentaci s určitým cílem. Existuje změna, kterou chcete provést, a vaším úkolem je předat své sdělení přesvědčivě, abyste inspirovali každého, kdo ho uslyší, že chce stejnou změnu. Vaším cílem není vyplnit přesně 20 minut přesně deseti slajdy. Je potřeba tolik slajdů, kolik je potřeba.
Ne, nenecháme vás jen tak. Nechceme přijít o přátele, klienty a milované čtenáře.
Chápeme, že prezentace jsou často časově omezené, a tento limit musíme při psaní zohlednit. Tento limit však musí ovlivnit počet myšlenek, které se snažíte sdělit, nikoli diktovat, kolik slajdů se do prezentace vejde, abyste tyto myšlenky předali. Protože to je to, o čem zde skutečně mluvíme: myšlenky. V případě kratší prezentace budete muset při úpravách šetřit. Ořezávat přebytečné, dokud nezůstane jen ten nejpůsobivější, lahodný středobod.
To ale neznamená, že pokud máte volný čas, měli byste ho využít k tomu, abyste odříkali všechny nápady, které vás kdy napadly. Můžete si však dovolit luxus vrstvit na sebe propojené nápady, které všechny směřují k jednomu závěru. Vytvořit hnízdo nápadů. A tyto nápady podpořit fakty, čísly, předchozími úspěchy i nápady jiných lidí.
Teprve až budete mít napsanou podrobnou strukturu vyprávění nebo celý scénář, pokud se tak cítíte nejlépe, měli byste začít přemýšlet o slajdech v PowerPointu.
Dejte svým nápadům prostor k dýchání
Každý z vašich nápadů si zaslouží svůj čas na vyniknutí. Dramatická pauza funguje tak, že necháte působivou větu doznít a dáte posluchačům chvíli na zvážení závažnosti vyřčeného slova. Stejný účinek mají i nepřehledné slajdy. Pokud se snažíte na jeden slide zahrnout příliš mnoho myšlenek, žádná z nich nebude pochopena ani zapamatována.
Pokud ve světě přesvědčovací komunikace teprve začínáte, je dobré se řídit pravidlem: jedna myšlenka, jeden slajd. To umožní, aby každá myšlenka měla svůj okamžik a nekonkurovala žádné z ostatních myšlenek. Bude to také znamenat, že po vizuální stránce budete mít více příležitostí vylepšit své sdělení. Díky většímu prostoru pro prezentaci můžete vytvářet návrhy prezentací, které vaše myšlenky spíše zdůrazní, než aby situaci ještě více zamotaly.
Cesta myšlenky:
představte ji
diskutujte o ní
podpořte ji
nechte ji vstřebat
a naznačte představení další myšlenky zcela novým slide.
Jedná se o skvělou příručku, kterou mohou jako výchozí bod použít ti, kterým chybí sebedůvěra. Není to pravidlo.
Co se počítá za myšlenku?“
Tohle je mnohem složitější otázka, která se bude u každé prezentace měnit. V naší roli průvodců v tomto scénáři vám chceme dát hmatatelnou odpověď na váš dotaz, ne jen vnést do této směsice další otázky a další zmatek. Koneckonců, pokud vás zítra čeká prezentace a vaše hledání bylo výsledkem krajního zoufalství a možná až příliš velkého množství vína, no, pravděpodobně už tento článek nečtete, protože jste již zmíněné víno frustrovaně vylili na svůj notebook. Ale pokud jste stále s námi, pravděpodobně opravdu toužíte získat odpověď právě teď.
Frustrace a zmatek nejsou naším cílem. Jen si vás příliš vážíme na to, abychom vám lhali. Věříme, že jste pochopili obecné téma, že do počtu snímků každé prezentace, která projde dveřmi studia Buffalo 7, vstupuje mnoho úvah. Teď, když jsme se tím zabývali, vám můžeme poskytnout šablonu, která vám pomůže na vaší cestě.
Pokud jste četli některý z našich dalších blogů o vyprávění příběhů, už víte, že každý příběh – to se týká i vaší prezentace – potřebuje začátek, prostředek a konec. Pojďme si rozebrat zcela základní strukturu a s ní spojený počet slidů pro tyto tři klíčové části.
Začátek
Tady připravíte scénu, vzbudíte zájem publika, napovíte mu, co ho čeká, a vytvoříte společný základ. Může to vypadat nějak takto:
Titulní slide: Dejte posluchačům něco vzrušujícího, na co se mohou podívat, když čekají na začátek prezentace. Jeden slide.
Program: vyložte cestu, na kterou se chystají, a proč bude stát za to, aby se na ni vydali. Jeden slajd.
Současná situace: Popište současný stav krajiny a ujistěte se, že jsou všichni na stejné vlně, než se vydáte na cestu. Nikdo nezůstane pozadu. Jeden slajd.
Střední
Tady se dostáváme ke skutečně šťavnaté části vyprávění. A je to také místo, kde se zhroutí všechny vaše naděje, že z nás vymáčknete definitivní počet skluzavek.
Přesvědčivá argumentace musí uznat problémy vašeho publika a navrhnout řešení každého z nich. Vaše publikum může mít jednu výzvu, může jich mít padesát, a právě zde se opět objevuje nejednoznačnost. Každá výzva potřebuje svůj vlastní snímek a každé řešení také.
Pokud má vaše publikum skutečně 50 výzev, pokuste se mezi nimi najít společná témata, abyste je mohli řešit jako ucelenou skupinu, všechny pod jednou myšlenkovou hlavičkou. Lidské bytosti považují vzory za uklidňující, takže ocení sdružování do svazků, stejně jako menší počet slidů.
Konec
Působení na emoce tím, že ukážete, že máte odpověď na problémy svého publika, je jen jednou z částí přistání přesvědčivé argumentace. Musíte se také přihlásit k logice a vytvořit si důvěryhodnost. Opět to může zabrat jeden slide, nebo jich může být devět, ale zde je několik obecných pokynů:
Případové studie: jedna případová studie na jeden slide.
Jak to funguje: pokud je technologie, služba nebo proces, který navrhujete, jednoduchý, ukázat publiku, jak funguje, může zabrat jen jeden slide. Pokud je však složitá, budete ji muset rozdělit na dílčí části a tento příběh vyprávět na více slajdech. Pamatujte, že jde o jasnost a srozumitelnost. Je potřeba tolik slajdů, kolik je potřeba ke zpracování informací.
O vás: Publikum se příliš nezajímá o to, jak jste vznikli nebo kde pracoval váš generální ředitel, než přišel k vám. Upravte informace o vaší společnosti na to, co je pro ně skutečně důležité a co v jejich očích vytvoří důvěryhodnost. Pokud jste získali ocenění, která dokazují, že vaše inovace jsou nejlepší ve vašem oboru, ukažte jim tato ocenění. Pokud je technologický partner, se kterým spolupracujete, pro vás exkluzivní, dejte jim to vědět. Nejefektivnější sekce „O nás“ mají maximálně jeden nebo dva slajdy. Za každou cenu se vyhněte časové ose společnosti.
Na závěr budete chtít shrnout své klíčové body do jednoho slajdu. Jen jemně připomeňte obrovské výhody, které získají, když s vámi budou spolupracovat.
A konečně, váš závěrečný slide by měl být, jak název napovídá, jeden slide se silnou výzvou k akci. Chcete-li se dozvědět více o tom, jak zanechat trvalý dojem v každém posluchači, s nímž se setkáte, podívejte se na tento článek.
I když si stále rvete vlasy a zoufale se chytáte jednoduchého čísla, doufejme, že vám tyto pokyny daly podnět k zamyšlení.
A nyní si zkomplikujeme již tak nejasná pravidla, která jsme zavedli.
V Buffalu 7 se nikdy nedíváme na počet snímků.
Podívejte se na to, to říkáme my. Počet sklíček neznamená vůbec nic. Někdy rozprostřeme jedno sdělení na pět slidů, protože tak dosáhnete bezproblémového fungování animace. Složitá navigace často vyžaduje zdvojení slidů, abyste PowerPoint nemátli, odkud akce přišla. Naproti tomu opravdu komplikované sdělení můžeme prezentovat pouze na jednom slajdu, a to tak, že místo řady slajdů použijeme animační sestavy, které příběh rozdělí. Existuje tolik proměnných. Snažíme se jen říct, abyste si přestali dělat starosti s počtem slidů.
Některými věcmi, souvisejícími s počtem slidů, byste se však měli zabývat:
Špatná rada
Tímto se vracíme k některým z dalších článků, na které jste pravděpodobně narazili při hledání.
Pokud zakládáte svou prezentaci na tom, abyste se trefili přesně do jedné minuty na jeden slide, už jste ztratili své publikum a ještě jste před ním ani nestáli.
Pokud zakládáte svou prezentaci na tom, abyste se trefili přesně do jedné minuty na jeden slide, už jste ztratili své publikum a ještě jste před ním ani nestáli.
Jsou všechny nápady stejné? Ne. zajímá vaše publikum všechno, co chcete říct, stejnou měrou? Ne. I když jste prošli testem „no a co?“ a všechna vaše sdělení prošla a přinášejí jim hodnotu, neocení, že přeskakujete důležité části řešení, protože čas běží.
Věnujte čas vysvětlení myšlenek s největším dopadem a oceňte inteligenci publika natolik, abyste předpokládali, že pochopí, co ocenění znamená, aniž byste ho minutu popisovali jen proto, že to říká pravidlo.
Potřebujete vůbec slajdy?
Zvedněte čelist z podlahy. To, že den co den vytváříme prezentace nové úrovně a že PowerPoint zatraceně milujeme, neznamená, že vás vyvedeme z omylu. Někdy prostě nepotřebujete podporu, kterou slajdy přinášejí.
Slidy tu nejsou od toho, aby vám jako prezentujícímu připomínaly, jaké jsou vaše klíčové body. Pokud patříte k těm – děsivě málo – lidem, kteří si před velkou prezentací dostatečně procvičují paměť, stejně si ji nebudete potřebovat osvěžit.
Slidy tu nejsou od toho, aby za vás vyprávěly celý příběh. Prezentace není prezentace. Slova vycházející z vašich úst jsou to, co si posluchači přišli poslechnout. Vy jste hvězdou své vlastní prezentace.
Než začnete oslavně zavírat notebook, udělejme krok zpět a promluvme si o tom, proč (pravděpodobně) slajdy potřebujete.
K čemu vlastně diapozitivy slouží?“
Pokud jsou správně navrženy a animovány, vylepšují vaše mluvené sdělení tak, aby bylo srozumitelnější, lépe zapamatovatelné a přesvědčivější. Vy a vaše slajdy jste jeden tým. Některé věci prostě vizuální stránka zvládne lépe než vy. Vezměte si například graf. Můžete strávit půl hodiny malováním slovního obrazu grafu, který jste kdysi viděli. Nebo můžete na plátno nacvakat působivý kus dat vis a jít dál.
Takže zpět k původní otázce, kterou jste ani nepoložili:
Kdy možná nepotřebujete slajdy?
Pokud máte jen pět minut na to, abyste ovlivnili kýženou změnu v myslích, srdcích a činech svých posluchačů, může být emotivní a dobře vyprávěný příběh, vyprávěný přímo od srdce, bez rozmělňování technologií nebo šmátrání po slidech, tím nejlepším způsobem, jak předat své sdělení. Žádné rozptylování, žádné triky, jen autentičnost.
V tomto případě by nezáleželo na počtu slajdů ve vaší prezentaci, nikdy nebudou působivější než vaše upřímnost a zranitelnost.
V takto krátkém čase je nepravděpodobné, že by posluchači trpěli informačním přetížením a zapomněli některé z vašich sdělení, takže slajdy pro jejich schopnost posílit paměť nepotřebujete. Je nepravděpodobné, že by ztratili vlak vašeho vyprávění, takže nepotřebujete slajdy jako vizuální vodítko. A pokud je váš příběh vyprávěn správně, hovoří k jejich problémům a je zabalen do situace, která je pro ně osobní, nebudete potřebovat ani přesvědčovací schopnosti PowerPointu.
V devíti případech z deseti však PowerPoint může pouze vylepšit vaše mluvené sdělení. Fakt.
V devíti případech z deseti může PowerPoint zlepšit pouze vaše mluvené sdělení.
Další čas znamená další slajdy
A nejen kvůli dalším myšlenkám. Pokud jste byli požádáni, abyste mluvili delší dobu, nejprve si položte otázku, zda je to opravdu nutné. Dokáže se vaše publikum tak dlouho soustředit? Bylo by možné sezení rozdělit na menší části? Bude to pro ně vůbec přínosné? Máte tolik relevantních myšlenek?“
Pokud se ukáže, že je to nezbytné, je třeba do svého balíčku přidat několik dalších slidů. Zvažte přidání pravidelných přestávek (jeden snímek na přestávku), rekapitulací (jeden snímek na rekapitulaci), dokonce i kvízů (jeden snímek na kombinaci otázky a odpovědi), abyste udrželi posluchače v napětí, zkontrolovali porozumění a dali jim možnost protáhnout se.
S volností času přichází i možnost využít hlasy jiných lidí k posílení vašich vlastních. Zvažte přidání relevantních citátů, zvukových klipů nebo videí od rozpoznatelných lidí, kteří podporují vaše sdělení. Tyto prvky samozřejmě můžete na snímek naanimovat jedním kliknutím, ale pokud si nejste v používání aplikace PowerPoint tak jistí, je jednodušší možností vytvořit pro každý z nich nový snímek.
Když se rozhodujeme, jaký způsob vyprávění příběhu klienta je nejpůsobivější, svoláváme k sobě geniální mozky z jednotlivých oddělení, abychom společně prohodili pár nápadů, zvážili obcházení jednotlivých omezení a přinutili se dodat každému klientovi to nejlepší řešení. A ani jednou neřekneme: „Ale je to ten správný počet slidů?“
