Co když mi daňový úřad provede daňovou kontrolu a já nemám žádné účtenky?

Jestliže jste osoba samostatně výdělečně činná, měli byste vědět, že je u vás větší pravděpodobnost, že vaše individuální daňové přiznání bude kontrolováno finančním úřadem, než u vašich přátel a rodinných příslušníků, kteří mají tradiční příjem na formuláři W-2 jako zaměstnanci. Je to především důsledek tvrzení IRS, že většina daňových podvodníků jsou osoby samostatně výdělečně činné, které buď nepřiznaly všechny své příjmy, nebo uplatnily daňové odpočty, na které neměly nárok.

Většina daňových odborníků zdůrazňuje, že nejlepší obranou proti IRS při kontrole je přehledné a přesné vedení obchodních záznamů, včetně uchovávání všech potřebných účtenek. Nezřídka se však stává, že zaneprázdnění jednotlivci provozující malou firmu si účtenky zapomenou uložit, špatně je uloží nebo je jednoduše ztratí. Proto vám doporučujeme používat organizér daňových účtenek, abyste mohli své záznamy řádně sledovat. Pokud jste tedy obdrželi oznámení od finančního úřadu, že jste předmětem daňové kontroly, a nemůžete najít všechny příslušné účtenky, nejste v tom sami. Finanční úřad se pravidelně zabývá chybějícími účtenkami a často vám umožní prokázat tyto výdaje na podnikání jinými prostředky.

Čelíte daňové kontrole finančního úřadu s chybějícími účtenkami? IRS často umožňuje samostatně výdělečně činným daňovým poplatníkům doložit odpočty výdajů jinými prostředky

Daňový úřad IRS bude v průběhu kontroly požadovat pouze předložení důkazů, že jste uplatnili platné odpočty výdajů na podnikání. Pokud jste tedy ztratili účtenky, bude po vás požadováno pouze obnovení historie vašich podnikatelských výdajů v tomto období. Pokud však nemáte při přípravě daňového přiznání k dani z příjmů přístup k účtenkám, je obecně dobré doložit výdaje vašeho podniku v této době a neuplatňovat odpočty výdajů na základě „nejlepšího odhadu“ nebo „odhadu“. To pomůže zajistit, že výdaje, které v přiznání uvádíte, odpovídají tomu, co můžete doložit, a ušetří vám to spoustu času a námahy, pokud bude vaše přiznání vybráno ke kontrole.

Jak IRS vybírá, koho bude kontrolovat?

Podle IRS je většina daňových přiznání vybraných ke kontrole daně z příjmů vybírána dvěma různými metodami:

• Náhodný výběr a počítačový screening. IRS někdy vybere přiznání ke kontrole na základě statistického modelu, který porovnává přiznání s „normami“ pro podobná přiznání. Tyto normy jsou vytvořeny na základě auditů náhodného vzorku přiznání provedených IRS.
• Související prověrka. V tomto případě IRS vybírá přiznání ke kontrole na základě problémů, které zjistil u daňových přiznání nebo finančních účtů souvisejících daňových poplatníků, např. obchodních partnerů, jejichž přiznání byla vybrána ke kontrole.

Ačkoli IRS přesně nespecifikuje, na základě jakých faktorů určuje, která přiznání osob samostatně výdělečně činných budou podrobena kontrole, většina odborníků se domnívá, že červenou vlajku vzbudí tyto položky:

• Nevykázání příjmů IRS, které jsou zahrnuty ve formulářích 1099 podaných podniky, které vám provedly platby.
• Odpočty, které se zdají být podezřele vysoké, například tvrzení, že všechny náklady spojené s vaším domem jsou odpočitatelné, odpočet celé ceny vašeho osobního vozidla nebo odpočty za příliš štědré příspěvky na charitu.
• Zamlčování zaměstnanců nebo nevystavování informačních přiznání, jako jsou formuláře W-2 a 1099.
• Vyplácení vysokých příjmů. V posledních letech IRS častěji kontroluje daňové poplatníky se zdanitelným příjmem vyšším než 1 milion USD ročně.

Pamatujte, že IRS má na vyměření dodatečných daní tři roky od doby, kdy bylo daňové přiznání k dani z příjmu podáno nebo splatné, podle toho, které datum nastane později. Může tedy uplynout několik let mezi okamžikem, kdy jste podali daňové přiznání, a okamžikem, kdy budete muset doložit příjmy za daný daňový rok.

Co se děje během kontroly?

Ve filmech a televizních pořadech jsou oznámení o kontrole IRS často zobrazována jako dramatické souboje mezi daňovým poplatníkem a agenty IRS. Pokud však IRS netvrdí, že jde o daňový podvod nebo trestnou činnost, většinou jde spíše o nenápadné záležitosti, kdy agenti požádají daňového poplatníka o doplňující informace a provedou úpravy daňového účtu nebo vrácení daně. IRS vás o kontrole informuje zasláním kontrolního dopisu doporučenou poštou.

Většina kontrol IRS spadá do tří kategorií:

• Korespondenční kontroly. Při korespondenčním auditu zašle IRS daňovému poplatníkovi dopis, ve kterém požaduje další informace. Obvykle je to důsledek toho, že daňový poplatník ve svém přiznání neuvedl příjem nebo se dopustil závažné chyby. Budete mít možnost poskytnout potřebné dokumenty a potvrzení, zaplatit částku, kterou IRS uvádí jako dlužnou, nebo zpochybnit zjištění IRS s využitím registrovaného agenta, který je federálně oprávněn zastupovat daňové poplatníky.
• Kancelářské audity. Jedná se o osobní pohovory v kanceláři IRS. Při těchto typech auditů by vás měl na pohovor doprovázet CPA, zapsaný agent nebo daňový právník.
• Audity v terénu. Audity v terénu jsou u malých podniků vzácné, ale mohou být velmi invazivní a zahrnují přezkum procesů, účetních postupů a vnitřních kontrolních mechanismů podniku.
• Audity po řádcích. Pokud je vaše přiznání vybráno náhodně, IRS přezkoumá každý řádek, aby stanovil normy, které budou použity pro spuštění budoucích auditů.

Při daňové kontrole bude IRS očekávat, že předložíte účtenky, které dokládají všechny vaše nárokované výdaje a související odpočty.

Pokud se chystáte na audit a víte, že jste IRS nevykázali významné příjmy z podnikání, je obecně dobré najmout si daňového profesionála, který vás bude během auditu zastupovat. Neobávejte se příliš vězení za audit, ale budete potřebovat pomoc profesionála s dobrými znalostmi daňového práva, který vás povede.

Pravidlo „Cohan“ pro chybějící nebo neúplné záznamy

Problematika chybějících nebo ztracených účtenek je tak častá, že v roce 1930 odvolací soud Spojených států pro druhý obvod nastínil pravidlo, jak by měl IRS v těchto situacích postupovat. Toto pravidlo bylo nastíněno v rozhodnutí soudu ve věci Cohan v. Commissioner, které se týkalo nedoložených obchodních odpočtů uplatňovaných slavným broadwayským showmanem Georgem M. Cohanem.

Ve svém soudním sporu Cohan tvrdil, že byl příliš zaneprázdněn na to, aby si vedl organizované záznamy, kterými by doložil výdaje na služební cesty a zábavu, které uplatňoval ve svém federálním daňovém přiznání. Daňový úřad se snažil všechny nárokované odpočty neuznat. Druhý soudní obvod shledal, že je zřejmé, že Cohan některé výdaje vynaložil, i když nemohl doložit jejich přesnou výši. Soud poté vyložil Cohenovo pravidlo, které říká, že daňový poplatník, který nemá žádné účtenky dokládající výdaje na podnikání, může přesto výdaje uplatnit, pokud jsou přiměřené a věrohodné.

Jestliže však nemáte žádné účtenky, IRS vám neumožní odečíst výdaje v plné výši. IRS vypočítá minimální standardní částku za službu nebo položku zakoupenou daňovým poplatníkem a povolí odpočet pouze v této výši.

Často je to záchrana pro podnikatele, kteří nemohou najít své účtenky, ale několik nedávných rozhodnutí daňového soudu Spojených států amerických prosadilo omezení použití Cohanova pravidla. Daňový soud přitom uvedl, že daňový poplatník musí dodat informace, kterými doloží své uplatněné výdaje. Soud například zamítl odpočet výdajů za nárokované služební cesty, pokud daňový poplatník nebyl schopen doložit všechny prvky svých cest, včetně počtu cest, doby jejich konání a jejich podnikatelského účelu.

Dokladování výdajů na podnikání bez účtenek

Pravidlo Cohan dává daňovým poplatníkům kromě předložení účtenek řadu možností, jak prokázat, že peníze byly vynaloženy na podnikatelskou činnost, ale bude to od vás vyžadovat trochu úsilí. Jedná se o skvělý nástroj obrany proti auditu. Provedení následujících kroků vám často umožní rekonstruovat výdaje na podnikání způsobem, který uspokojí auditory IRS:

• Kontaktování dodavatelů a poskytovatelů služeb za účelem získání faktur a účtenek. Mnoho podniků používá automatizované systémy fakturace a vyúčtování a na požádání mohou vytisknout kopii. I když dodavatel stále používá ručně psané faktury, může vám být schopen poskytnout kopii faktury, kterou si uchovává pro svou evidenci. Některé podniky si účtují poplatek za čas, který jejich zaměstnanci stráví vyhledáváním těchto záznamů.
• Prohlížení výpisů z bankovních účtů, zrušených šeků a výpisů z kreditních karet. Z těchto dokumentů lze zjistit, kdy byla platba provedena a kdo ji obdržel. Tato dokumentace sice prokáže, že výdaj byl oprávněný, ale málokdy prokáže, proč byla platba provedena.
• Prohlížení kalendáře. Pokud si vedete pracovní kalendář, můžete tyto informace použít ke zjištění, kdy a kam jste cestovali za prací nebo na obchodní schůzku. Lze jej také použít k určení, kdy jste mohli mít schůzku s poskytovatelem služeb nebo schůzku s dodavatelem.
• Prohlížení starých e-mailů. Pokud si vzpomenete na přibližné datum nebo název jiné firmy, můžete najít e-mailovou kopii účtenky, kterou hledáte, nebo nějaký potvrzovací e-mail, který prokazuje, že jste vynaložili výdaj. Z těchto e-mailů může být také patrné, že jste si zařídili cestu.
• Prohlížení údajů o poloze vašeho chytrého telefonu. Váš chytrý telefon shromažďuje překvapivé množství údajů o vás a o tom, kde jste byli. Ať už prostřednictvím účtů na sociálních sítích nebo aplikací, jako je Google, můžete sledovat, kde se váš telefon nacházel, abyste zjistili, kam jste služebně cestovali.

Co se stane po auditu?

Po dokončení auditu vám daňový úřad do 30 dnů oznámí jeho výsledky. Poté můžete závěry IRS buď přijmout, nebo podat odvolání. Pokud se domníváte, že zjištění nebyla v souladu s důkazy nebo daňovým zákoníkem USA, můžete podat odvolání, které bude projednáno odvolacím úředníkem IRS, který rozhodne na základě skutečností vašeho případu.