- Text
- Problémy
- Dosažení cílů
- Vyplnění prázdných míst
- Více možností
- Glosář
Jedním z nejběžnějších postupů kontroly hotovosti je bankovní odsouhlasení. V podnikání by měl být každý bankovní výpis neprodleně odsouhlasen osobou, která se jinak nepodílí na funkcích příjmu a výdeje hotovosti. Odsouhlasení je potřebné ke zjištění chyb, nesrovnalostí a úprav peněžního účtu. Příprava odsouhlasení nezávislou osobou pomáhá zavést oddělení povinností a zabraňuje podvodům tím, že vyžaduje koluzi pro neoprávněné akce.
Existuje mnoho různých formátů pro proces odsouhlasení, ale všechny dosahují stejného cíle. Při odsouhlasování se porovnává částka hotovosti uvedená na měsíčním bankovním výpisu (dokument obdržený od banky, který shrnuje vklady a jiné přírůstky a šeky a jiné úbytky) s částkou hotovosti vykázanou v hlavní knize. Tyto dva zůstatky se často liší, jak ukazuje následující obrázek:
Rozdíly jsou způsobeny položkami, které se odrážejí v podnikových záznamech, ale banka je ještě nezaznamenala. Příkladem mohou být vklady na cestě (příjem zaúčtovaný v záznamech společnosti, ale nezpracovaný bankou) a nezaplacené šeky (vystavené šeky, které nebyly bankou proplaceny). Další rozdíly se týkají položek zaznamenaných na bankovním výpisu, které však společnost nezaznamenala. Příklady zahrnují šeky bez dostatečných prostředků (NSF) („horké“ šeky, které byly dříve uloženy, ale byly vráceny pro neplacení), poplatky za bankovní služby, směnky (jako pohledávky, ale více „formalizované“) inkasované bankou jménem společnosti a úrokové výnosy.
Následující formát je typický pro formát používaný v procesu odsouhlasování. Všimněte si, že zůstatek podle bankovního výpisu je odsouhlasen na „správnou“ částku hotovosti; stejně tak zůstatek podle záznamů společnosti je odsouhlasen na „správnou“ částku. Tyto částky musí souhlasit. Jakmile je správný upravený zůstatek hotovosti uspokojivě vypočten, je třeba připravit záznamy do deníku pro všechny položky zjištěné při odsouhlasení konečného zůstatku podle záznamů společnosti se správným zůstatkem hotovosti. Tyto záznamy slouží k zaznamenání transakcí a událostí, které mají vliv na hotovost, ale nebyly předtím zaúčtovány do deníku (např. šeky NSF, poplatky za bankovní služby, úrokové výnosy apod.).
Příklad
Následující stránky obsahují podrobnou ilustraci procesu odsouhlasení bankovního zůstatku. Začněte tím, že si pečlivě prohlédnete bankovní výpis pro obchod s rybářskými potřebami, který najdete níže. Poté se podívejte na tabulku kontrolního deníku společnosti, která následuje. Informace nalezené v této tabulce budou přesně korelovat s činností na účtu Peněžní prostředky společnosti v rámci hlavní knihy.
Je třeba vzít v úvahu také následující doplňující informace:
- Šek č. 5454 byl vystaven v červnu, ale banka jej proplatila až 2. července. Na konci června nebyly žádné další nevyplacené šeky ani žádné vklady na cestě.
- Elektronický převod peněz (EFT) z 11. července se týká měsíčního vyúčtování za komunální služby; společnost Tackle Shop pověřila komunální služby, aby každý měsíc čerpaly přímo z jejího účtu.
- Společnost Tackle Shop je optimistická, že získá zpět celou částku, včetně poplatku za služby, ze šeku NSF, který jí byl předán v průběhu měsíce.
- Banka inkasovala pro The Tackle Shop směnku ve výši 5 000 USD plus 9% úrok (5 450 USD).
- Zúčtovací společnost kreditní karty The Tackle Shop poukázala finanční prostředky 25. července; The Tackle Shop obdržel e-mailové oznámení o tomto zaúčtování a současně zaúčtoval tento příjem hotovosti do účetnictví.
- Společnost Tackle Shop provedla pozdě večer 31. července 20X3 vklad ve výši 3 565,93 USD.
- Konečný zůstatek hotovosti podle hlavní knihy společnosti činil 47 535,30 USD.
Uvědomte si, že provedení úspěšného bankovního odsouhlasení vyžaduje pečlivou pozornost každému detailu. Po prozkoumání bankovního výpisu, šekové knihy a dalších informací přistupte k ověření jednotlivých složek v rámci (1) zůstatku podle bankovního výpisu na správný zůstatek hotovosti a (2) zůstatku podle evidence společnosti na správný zůstatek hotovosti.
Bankovní výpis
Registr šeků
Níže je uvedeno červencové odsouhlasení zůstatku podle bankovního výpisu na správný zůstatek hotovosti.
Níže je uvedeno odsouhlasení zůstatku podle evidence společnosti na správný zůstatek hotovosti. Toto odsouhlasení vyvolá různé úpravy účtu Pokladna v účetnictví společnosti.
Zjištěné položky si vyžádaly navýšení pokladní hotovosti o 4 968,21 USD (správný zůstatek 52 503,51 USD minus zůstatek podle evidence společnosti 47 535,30 USD). Všimněte si, že částka 462,06 USD na vrub pohledávek naznačuje, že se společnost The Tackle Shop pokusí vymáhat NSF šek a související poplatek. Výnos z úroků ve výši 569,34 USD odráží úroky zaúčtované bankou (119,34 USD) plus 450 USD z inkasované směnky.
Tento příklad odsouhlasení ukazuje důležitost tohoto procesu, bez něhož by se účetní záznamy brzy staly nevěrohodnými.
Debetní karty
Další příklad položky, která by mohla mít vliv na bankovní výpis, ale ještě nebyla zaznamenána ve firemní evidenci, se týká používání bankovních „debetních karet“. Transakce bankovní debetní kartou je ekvivalentem elektronicky generovaného šeku, ale vede k téměř okamžitému výběru peněžních prostředků. Takové výběry by byly uvedeny na bankovním výpisu samostatně.
Zaznamenávání každé transakce debetní kartou do účetní evidence je nutné věnovat velkou pozornost, problematické může být i příslušné schvalování a dokumentace. Při použití debetních karet je proces odsouhlasení často komplikovaný, protože na bankovním výpisu se objeví další výběry, které je třeba ještě zaznamenat do firemní evidence.
Doklad o hotovosti
Mnoho podniků připravuje odsouhlasení právě tak, jak je znázorněno na obrázku. Tento přístup však ponechává v kontrolním procesu jednu mezeru. Co kdyby bankovní výpis obsahoval šek na 5 000 USD vystavený zaměstnanci na začátku měsíce a vklad 5 000 USD provedený tímto zaměstnancem na konci měsíce (a tyto částky by nebyly zaznamenány v podnikové evidenci)? Jinými slovy, zaměstnanec si na chvíli vzal neoprávněnou „půjčku“. Odsouhlasení by tuto neoprávněnou činnost neodhalilo, protože konečné zůstatky jsou správné a souhlasí. Aby tento nedostatek překonaly, některé firmy odsouhlasují nejen počáteční a konečné zůstatky, ale také celkové šeky podle bankovního výpisu s celkovými výdaji podle firemní evidence a celkové vklady podle bankovního výpisu s celkovými příjmy na firemních účtech. V případě problému budou součty na bankovním výpisu vyšší než součty v podnikové evidenci jak u příjmů, tak u výdajů. Tato přidaná technika odsouhlasení se označuje jako doklad o hotovosti. Důrazně se doporučuje v případech, kdy je objem transakcí a peněžních částek velmi vysoký.
Nelegální je také „kiting“, ke kterému dochází, když si člověk otevře mnoho bankovních účtů na různých místech a pak přistoupí k vypisování šeků na jeden účet a jejich ukládání na jiný. Na tento účet jsou zase vypisovány šeky, které jsou ukládány do další banky. A tak pořád dokola. Může se zdát, že na každém z bankovních účtů jsou peníze, ale je to jen iluze, protože na účtech „plave“ mnoho šeků, které je zasáhnou a zmenší. Někde v tomto procesu pachatel vybere hotovost a pak zmizí. Proto se často objevují bankovní oznámení, že vložené prostředky nelze po několik dní vybrat. Taková omezení mají za cíl zajistit, aby vklad prošel bankou, u které byl čerpán, před uvolněním těchto prostředků. Kiting je složitý a nezákonný. Díky zdokonaleným postupům elektronického zúčtování, které banky přijaly, je provádění kitingu mnohem obtížnější.