5 kroků ke zlepšení efektivity práce

Ačkoli zaměstnavatelé hledají u zaměstnanců mnoho vlastností, je těžké přehlédnout někoho, kdo je nejen pracovitý a produktivní, ale také efektivní v tom, co dělá.

Nabízí se však otázka – pokud vaše efektivita zaostává a vy ji chcete zvýšit, co udělat?“

Začněte tím, že rozeberete hlavní příčiny své neefektivity a nízké produktivity. Vezměte v úvahu například tyto věci:

• Vaše osobní organizační návyky
• Komunikační kanály, které používáte
• Soubor nástrojů, které máte k dispozici
• Příliš mnoho rozptýlení
• Vyčerpání nebo příliš mnoho času stráveného v kanceláři

Přestože k dosažení vážného pokroku je zapotřebí čas, existují věci, které můžete udělat již dnes, abyste zvýšili efektivitu práce a v důsledku toho ukázali své společnosti, že jste cennou součástí týmu.

Jestliže jste připraveni konečně zlepšit svou efektivitu v práci, podívejte se na následující kroky!

1. Zavedení seznamu úkolů

Bez ohledu na váš obor, pozici nebo místo zaměstnání zůstává faktem, že váš den je plný úkolů. Které z nich splníte jako první? Které z nich jsou nejdůležitější? Jak budete během dne dodržovat časový plán?“

Pokud nemáte seznam úkolů, může se stát, že budete upřednostňovat nesprávné úkoly nebo přehlížet ty, které vyžadují vaši okamžitou pozornost. V důsledku toho klesá efektivita vaší práce a vaše produktivita se propadá.

Naštěstí je snadné vytvořit si seznam úkolů. Můžete to udělat postaru tak, že přiložíte tužku na papír, zmapujete si seznam úkolů a odškrtáváte položky. Nebo můžete do procesu zapojit technologie a využít některou z mnoha aplikací, které jsou navrženy tak, aby vás udržely v obraze.

A jedním z nejlepších hráčů je bezpochyby Todoist. Ve skutečnosti byla vybrána jako volba redaktora časopisu PCMag, který o ní napsal:

„Pokud hledáte nejlepší aplikaci pro seznam úkolů, která funguje na všech vašich zařízeních, má skvělé funkce pro sledování vaší produktivity a umožní vám vyblbnout se v organizaci všeho, co musíte udělat, Todoist je pro vás.“

2. Zlepšete komunikaci

Pracovní dny jsou plné potenciálních úniků času – přeplněné pracovní prostory, neproduktivní schůzky a sociální média, abychom jmenovali jen některé z nich. Komunikace se spolupracovníky, klienty a potenciálními zákazníky by však mezi ně patřit neměla

Efektivní komunikace je základem produktivity na pracovišti. Ke zlepšení komunikace však nedojde přes noc. Nepůjde to ani samo od sebe.

Nejdříve si definujte, co funguje a nefunguje, pokud jde o způsob komunikace ve vašem týmu. Ztrácíte hodiny a hodiny osobními schůzkami se spolupracovníky? Trávíte příliš mnoho času konferenčními hovory, když by totéž dokázal rychlý IM nebo dokonce e-mail?“

Ať tak či onak, musíte zavést systém pro nápravu toho, co je špatně. To může znamenat seminář nebo teambuilding zaměřený na týmovou komunikaci. Nebo to může znamenat jen zavedení správného softwaru pro týmovou komunikaci.

V tomto druhém bodě zvažte podnikový instant messaging. Podnikově orientované instant messengery jsou vybaveny různými kanály, což znamená, že hned po vybalení z krabice existuje médium, které vyhovuje jakémukoli typu komunikace na pracovišti.

Textové chaty a chatovací místnosti jsou ideální pro volně probíhající nebo průběžné konverzace, otázky typu ano, ne nebo krátké odpovědi nebo pro uspořádání diskusního prostoru podle projektu, týmu, oddělení nebo dokonce místa.

Hlasový chat a videochat jsou naopak ideální pro případy, kdy potřebujete zopakovat osobnější spojení, ale osobní komunikace je buď nepraktická, nebo nemožná.

Email a osobní komunikace mají stále své místo. Pokud například nejde o naléhavou záležitost nebo potřebujete kopírovat více příjemců – pošlete e-mail. Pokud se chcete podělit o velké nebo transformační novinky, zvažte osobní schůzku.

V závislosti na povaze komunikace mají některé kanály prostě větší smysl než jiné. Je však na vás, abyste měli k dispozici technologie, které vám toto rozhodnutí umožní.

3. Omezte multitasking

Vyzkoušejte single-tasking! Výzkumy ukazují, že multitasking snižuje efektivitu a produktivitu. Přepínání mezi úkoly a kartami tam a zpět vede ke zpoždění, zatímco váš mozek přechází mezi informacemi, což stojí až 40 % produktivního času.

Ale přiznejme si: na dnešním stále dynamickém pracovišti se mu nelze zcela vyhnout. Je tedy na vás, abyste byli inteligentnější a vynalézavější v tom, jak multitasking zvládáte.

Chcete-li maximalizovat svůj pracovní proces online, omezte počet otevřených karet v okně prohlížeče. Každá otevřená karta představuje rozptýlení, kterému se lze vyhnout. Otevřené karty vám navíc nejen ztěžují vyhledávání informací, ale také negativně ovlivňují paměť RAM vašeho zařízení, protože spotřebovávají více pracovní paměti. V konečném důsledku tak klesá efektivita vaše i vašeho zařízení.

Přemýšlejte také o tom, jak pracujete se svým týmem. Komunikační platformy typu „vše v jednom“ a platformy pro spolupráci umožňují komunikaci v reálném čase a zároveň usnadňují smysluplnou týmovou práci v rámci jedné jednotné platformy.

Spojení nástrojů, jako je virtuální tabule, okamžitý snímek obrazovky, vzdálená plocha a přenos souborů neomezené velikosti, s komunikací v reálném čase vede k:

• Méně přepínání mezi funkcemi IM pro spolupráci, omezujícími platformami pro sdílení souborů a nezabezpečenými chatovacími aplikacemi
• Větší soustředění a koncentrace na úkoly a spolupráci
• Snížení pravděpodobnosti, že se data dostanou do nesprávných rukou
• Zvýšení efektivity a produktivity

Musíte se sice multitaskingu úplně vyhnout, ale můžete k němu přistupovat chytřeji.

4. Maximalizujte prostoje

Stejně jako je zde multitasking, je zde i vaše zatížení úkoly. Den má však jen tolik času, kolik je potřeba. A váš mozek má ještě méně produktivního času a kapacity. Musíte tedy vytipovat způsoby, jak pracovat chytřeji.

• • Práce na cestách – Doba dojíždění se prodlužuje. Ale místo procházení informačního kanálu využijte tento čas ke správě denního seznamu úkolů, odpovídání na rychlé zprávy a e-maily nebo k brainstormingu. Mobilní aplikace pro týmovou komunikaci vás dnes nejen udržují v kontaktu s týmem, ale zajišťují, že spolupráce probíhá, ať jste kdekoli.

5 kroků ke zvýšení efektivity práce Click To Tweet

• Pracujte v intervalech – Ať už jde o 25minutové sprinty nebo 90minutové intervaly, zaměřte své soustředění na jeden úkol nebo práci bez rozptylování a vyrušování po krátkou dobu. Poté si udělejte určenou přestávku, abyste načerpali síly. Nenacpěte do jednoho dne úkoly na celý týden a nesnažte se je pak všechny dokončit bez přestávek.
• Pracujte na sobě – Když máte v práci prostoje, věnujte je svému zdraví a pohodě. Odpočiňte si od obrazovek a zařízení a zvažte například četbu knihy nebo nějaké mozkové aktivity, fyzická cvičení nebo jógu.

5. Udělejte si přestávku od obrazovek a zařízení. Rozptýlení držte stranou

Chytré telefony, sociální sítě, přeplněné pracovní prostory a přílišné připojení mohou zničit vaši efektivitu rychleji než další oznámení. Ale i když se v dnešní době rozptylování prakticky nevyhnete, existují kroky, které můžete podniknout, abyste je omezili.

1. Zmírněte vyrušování. Vzhledem k tomu, že většina amerických pracovníků nedokáže odolat sociálním médiím, umístěte svůj chytrý telefon mimo dohled. Vypněte oznámení. Zvažte vymazání aplikací sociálních médií během pracovního týdne. Odstraňte z prohlížeče odkazy na účty sociálních médií a odhlaste se z nich.
2. Věnujte pozornost svému pracovnímu prostředí. Uspořádejte si pracovní prostor. Mějte po ruce všechny potřebné věci. Používejte seznam úkolů ke strukturování svého dne. A pokud pracujete z domova, pečlivě zvažte vše od výzdoby až po šatník a seznam skladeb.
3. Čas od času se odpojte. Zvýšená konektivita a transparentnost komunikace v reálném čase změnila efektivitu práce. Někdy ale prostě potřebujete mít práci hotovou. V takovém případě se odhlaste z e-mailu a aplikací pro zasílání zpráv, odpojte svá zařízení a udělejte to, co je nutné k dokončení práce.
4. Nerozptylujte pozornost. Většina konverzací může počkat. Věnujte pozornost vizuálním a virtuálním signálům svých kolegů – například nasazeným sluchátkům, intenzivnímu soustředění nebo stavu uživatele. To, že se můžete setkat osobně nebo chatovat, neznamená, že byste to měli udělat.

Zvažte tyto otázky

Teď, když máte několik hmatatelných metod, jak zvýšit efektivitu práce, je čas udělat krok správným směrem.

Stejně jako většina věcí je však i zvyšování efektivity a produktivity proces, který vyžaduje určité sebezkoumání, strategii, odhodlání a čas.

Zvažte těchto pět otázek:

• Zjistili jste, proč vám chybí vysoká úroveň efektivity?
• Máte zavedený systém nejen pro realizaci výše uvedených pěti kroků, ale i pro jejich dlouhodobé dodržování?
• Jak zajistíte, aby technologie zvyšovaly vaši efektivitu na pracovišti, místo aby vás ještě více rozptylovaly?
• Pomohlo by vám k dosažení cílů lépe zapojení spolupracovníka nebo nadřízeného?
• Jaká opatření zavedete ke sledování pokroku?

Ačkoli není vždy snadné na tyto otázky odpovědět, mají zásadní význam pro získání představy o tom, jak si v současné době stojíte, pro vykročení správným směrem, a co je důležité, pro udržení správného směru.

5 kroků ke zlepšení efektivity práce Click To Tweet

Shrnutí

Každý chce zlepšit svou pracovní efektivitu, ale proměnit to ve skutečnost se často snáze řekne, než udělá.

Ale snaha a neúspěch v minulosti není důvodem k tomu, abyste to nyní vzdali! Pokud uvedete do praxe výše uvedených pět kroků a poté pečlivě zvážíte několik otázek, které vás na této cestě povedou, bude pro vás dosažení vyšší úrovně efektivity a produktivity práce snazší než kdykoli předtím.

Máte nějaké tipy na zlepšení efektivity práce? Jaké další kroky byste do tohoto seznamu přidali? Podělte se s námi o své myšlenky, rady a návody!

.