10 nejlepších nástrojů a softwaru pro bezpečné sdílení souborů pro firmy v roce 2021

Jelikož se moderní firmy stávají decentralizovanějšími a 66 % společností nabízí možnost práce na dálku, je možnost sdílet soubory v okamžiku, kdy je to potřeba, životně důležitá.

Naštěstí s množstvím dostupných softwarových platforem pro sdílení souborů je dostat soubory z bodu A do bodu B snazší než kdykoli předtím.

Stále je však třeba vybrat správný nástroj, abyste měli jistotu, že můžete efektivně spolupracovat.

Tady je náš seznam deseti nejlepších nástrojů pro bezpečné sdílení souborů &software pro firmy v roce 2021:

1. Files.com VÝBĚR EDITORA Cloudový systém pro správu souborů, který zahrnuje funkce pro sdílení souborů. Přenos souborů na server Files.com a následné odeslání odkazů pro udělení přístupu ke každému z nich. Spusťte 30denní bezplatnou zkušební verzi.
2. FileWhopper Služba pro přenos souborů nebo složek za poplatek, která se specializuje na velké soubory. Ideální pro firmy, které potřebují posílat soubory více klientům a nechtějí nastavovat uživatelské účty nebo nové platformy pro bezpečnou spolupráci.
3. Dropbox Business Cloudové úložiště se synchronizací adresářů napříč zařízeními dostupné pro firmy i jednotlivce s bezplatným plánem pro soukromé použití.
4. G Suite Google Drive Placená verze služby Google Drive, která je propojena s online sadou pro produktivitu. Díky nízkým cenám a vynikajícím možnostem spolupráce je to velmi oblíbená volba.
5. OneDrive for Business Služba cloudového úložiště společnosti Microsoft, kterou lze integrovat do sady Office 365 pro produktivitu. Prvních 5 GB úložiště je zdarma a dalšími výhodami jsou nástroje pro skenování a spolupráci.
6. Box Business Konkurenční služba cloudového úložiště, kterou lze integrovat do nástrojů G Suite, Office 365, Adobe Sign a Salesforce. Díky silnému šifrování jde o nástroj vyhovující standardům ochrany dat.
7. Citrix ShareFile Nástroj pro sdílení souborů od krále virtualizace. Tato možnost zahrnuje cloudové úložiště a zabezpečený e-mail pro sdílení dokumentů.
8. Apple iCloud Řešení cloudového úložiště, které je plně integrované do operačních systémů Apple. K souborům lze přistupovat i z počítačů se systémem Windows a prvních 5 GB prostoru je zdarma.
9. FileCloud Služba cloudového úložiště s přizpůsobitelným skinem konzole pro firemní branding. Lze ji spravovat lokálně nebo používat jako hostovanou službu.
10. WeTransfer Pro Bezplatný systém bezpečného přenosu souborů s možností přidání placeného úložiště. Zahrnuje sledování přístupu k souborům.

Nejlepší nástroje pro bezpečné sdílení firemních souborů

Files.com (Zkušební verze ZDARMA)

Files.com je správce souborů založený v cloudu. Nabízí ukládání souborů plus způsob bezpečného sdílení souborů prostřednictvím odkazů. Uživatelé se mohou rozhodnout vytvořit odkazy specifické pro každého pozvaného s možností ukončení přístupu. Přístupovým osobám k souboru lze udělit možnost jej stáhnout nebo změnit, případně si jej pouze prohlédnout.

Files.com má oproti ostatním systémům cloudových úložišť na tomto seznamu výhodu, protože nabízí jednotné rozhraní adresáře souborů pro podniky, které mohou používat jiná cloudová úložiště. Účet u služby Files.com zahrnuje úložný prostor pro soubory. Klienti však mohou službu používat také jako rozhraní k jiným systémům, jako je Disk Google, OneDrive nebo Dropbox.

Všechny přenosy souborů jsou chráněny pomocí SSH (SFTP) nebo TLS (FTPS). Je také možné vytvořit odkazy HTTPS na složky v účtu Files.com pro zabezpečený přístup. Účty jsou chráněny dvoufaktorovým ověřováním a mohou hostit mnoho uživatelských identit. Všechna úložiště souborů jsou pro větší bezpečnost šifrována.

Do účtu Files.com lze integrovat mnoho systémů pro spolupráci, což snižuje potřebu přenášet soubory a oslabuje zabezpečení dat. Příkladem takové integrace je online balík produktů Microsoft 365, ke kterému lze přistupovat přímo v rámci účtu Files.com. Prostory pro soubory Files.com lze připojit jako síťovou jednotku, takže uživatelé zobrazují online server jako složku na pracovní ploše.

Služba Files.com je předplacená a je zpoplatněna za každého uživatele měsíčně. Služba má tři úrovně plánů: Starter (1 TB dat za měsíc), Power (5 TB dat za měsíc) a Premier (10 TB dat za měsíc). Službu Files.com si můžete bez rizika vyzkoušet v rámci 30denní bezplatné zkušební verze.

Klíčové funkce:

• Zabezpečená aplikace pro sdílení souborů
• Šifrované úložiště dat
• Dvoufaktorové ověřování
• Integrace softwaru pro spolupráci

FileWhopper

FileWhopper je inovativní alternativou k předplaceným službám a řešením cloudových úložišť. Jedná se o placenou službu přenosu souborů, která využívá metodiku sdílení souborů. Metoda pay-as-you-go vyhovuje mnoha obchodním případům použití. Pokud chcete někomu poslat velký soubor nebo složku, jednoduše ji nahrajete do systému FileWhopper, získáte odkaz na umístění a poté tento odkaz ke stažení pošlete svému korespondentovi. Systém slouží výhradně ke sdílení souborů a není určen pro živou spolupráci, díky čemuž není tak těžkopádný jako jiné nástroje na tomto seznamu.

Za každé odeslání souboru zaplatíte poplatek podle jeho velikosti a služba FileWhopper obsahuje nástroj pro odeslání souboru. Soubor je uložen v zašifrovaném stavu a je chráněn heslem, takže k němu má přístup pouze zamýšlený příjemce. Soubor nemůže zůstat na serveru FileWhopper navždy. Systém ukládání není určen k opakovanému přístupu. Soubor je na serveru FileWhopper rezidentní po dobu 14 dní (v případě potřeby ji lze prodloužit) a poté bude smazán, pokud k němu nikdo nepřistoupí. Pokud příjemce k souboru přistoupí, může jej pouze stáhnout a po dokončení tohoto procesu je soubor ze systému FileWhopper odstraněn. Odesílatel může zakoupit další stahování, pokud má být soubor sdílen s více než jedním příjemcem.

Soubory k odeslání mohou mít libovolnou velikost, dokonce i 10 TB a více. Služba FileWhopper poskytuje cenovou nabídku pro každou žádost o přenos souboru a v současné době nezveřejňuje své sazby, ačkoli oznámila, že plánuje na své stránky brzy přidat cenovou kalkulačku. Navštivte jejich webové stránky, kde se dozvíte více a prohlédnete si jejich cenový model.

Dropbox Business

První na tomto seznamu máme Dropbox Business. Dropbox je bezpečné cloudové úložiště a nástroj pro sdílení souborů, který uživatelům umožňuje ukládat digitální média na jednom místě. K souborům Dropboxu můžete přistupovat z počítače, telefonu nebo tabletu. Kdykoli přidáte nové soubory nebo odstraníte staré, změny se automaticky synchronizují ve všech vašich zařízeních. Data můžete také vzdáleně vymazat, pokud dojde ke ztrátě nebo krádeži zařízení.

Dropbox podporuje také sdílení souborů s uživateli, kteří nemají účet. V týmovém prostředí můžete pomocí služby Dropbox Business ukládat soubory na jednom místě a zavést kontrolu oprávnění správce, abyste mohli řídit, kdo má k jakým datům přístup.

Pro jednotlivé uživatele jsou k dispozici tři verze služby Dropbox Business, které si můžete zakoupit: Základní, Plus a Professional. Verze Basic je zdarma a nabízí 2 GB úložného prostoru. Verze Plus stojí 9,99 USD (8,13 Kč) měsíčně za 2 TB úložiště. Verze Professional stojí 16,58 USD (13,49 GBP) měsíčně za 3 TB úložiště.

Pro podnikové uživatele jsou k dispozici tři verze Dropbox Business: Standard, Advanced a Enterprise. Cena verze Standard začíná na 12,50 USD (10,17 Kč) za uživatele a měsíc s 3 TB úložného prostoru.

Cena verze Advanced začíná na 20 USD (16,27 Kč) za uživatele a měsíc s neomezeným prostorem. Verze Enterprise je balíček na míru s jedinečnou cenovkou. Můžete si vyzkoušet 30denní zkušební verzi zdarma.

G Suite Disk Google

G Suite Disk Google se rychle stal jednou z nejlepších služeb cloudového úložiště s bezplatným úložištěm pro osobní použití. U služby Disk Google je prvních 15 GB úložiště zdarma. Díky tomuto řešení máte přístup ke svým souborům z počítače, chytrého telefonu nebo tabletu bez ohledu na to, kde se nacházíte.

Sdílení souborů je oblast, ve které Disk Google vyniká. K prohlížení a stahování svých souborů můžete ostatní vyzvat zasláním odkazů. Ke spolupráci na jednom souboru můžete přizvat i více členů týmu. Díky kombinaci funkcí ukládání a spolupráce je Disk Google ideální pro vzdálené podnikové prostředí.

Existují dvě verze Disku Google: Osobní a Disk Enterprise. Jak bylo uvedeno výše, Disk Google je pro prvních 15 GB zdarma, poté můžete přejít na verzi Google One. Placené verze začínají na 1,99 USD (1,59 Kč) měsíčně za 100 GB úložiště a 200 GB za 2,99 USD (2,49 Kč) měsíčně. Disk Enterprise stojí 8 dolarů (6,51 Kč) na aktivního uživatele měsíčně plus 1 dolar (81 Kč) za 25 GB.

OneDrive for Business

OneDrive for Business je cloudová služba pro hostování souborů poskytovaná společností Microsoft, která podporuje sdílené soubory. Soubory můžete ukládat a přistupovat k nim z počítače, tabletu nebo telefonu. Pokud přidáte nebo odstraníte soubory, pak se tyto změny automaticky synchronizují ve všech vašich zařízeních. K souborům můžete přistupovat i v režimu offline, takže nejste závislí na připojení k internetu. Aby byly vaše soubory v bezpečí, šifruje služba OneDrive soubory pomocí protokolu SSL.

Pro spolupráci umožňuje služba OneDrive sdílet soubory, fotografie a složky s ostatními. Stačí poslat odkaz e-mailem nebo jinou službou zpráv a příjemce má k souborům přístup, aniž by se musel registrovat. U odkazů na soubory můžete také nastavit datum vypršení platnosti, aby k nim nebylo možné přistupovat po uplynutí určitého času.

Skenování dokumentů je jedinečná funkce, která umožňuje používat telefon ke skenování papírových dokumentů. Můžete například naskenovat účtenky a poznámky a nahrát je na svůj účet OneDrive.

Existují dvě samostatné verze služby OneDrive bez služby Office 365: OneDrive Basic 5 GB a OneDrive 100 GB. OneDrive Basic 5 GB je zdarma s úložištěm o velikosti 5 GB. Služba OneDrive 100 GB stojí 1,99 USD (1,62 Kč) měsíčně za prostor o velikosti 100 GB. Informace o cenách si můžete prohlédnout a zaregistrovat se zde.

Box Business

Box for Business je cloudové úložiště chráněné šifrováním. Do cloudové platformy Box se můžete přihlásit z libovolného zařízení a nahrávat soubory a pracovat s nimi. Platforma se také integruje s řešeními, jako jsou Office 365, Google, Suite, Salesforce a Adobe Sign, takže můžete používat aplikace, na které se každý den spoléháte. Data lze ukládat ve vámi zvolené oblasti.

Spolupráce lze dosáhnout zasíláním zabezpečených odkazů, takže ostatní uživatelé mohou k souborům přidávat vlastní komentáře. Díky vestavěným kontrolním mechanismům dat splňuje Box požadavky norem HIPAA, PCI, FedRAMP, ISO 27018, ITAR, FINRA a dalších. Například funkce Box Keysafe umožňuje spravovat šifrovací klíče k ochraně dat a vytváří papírovou stopu o použití klíčů.

K dispozici jsou čtyři verze systému Box, které lze zakoupit: Starter, Business, Business Plus a Enterprise. Verze Starter stojí 5 dolarů (4 Kč) na uživatele měsíčně a nabízí 100GB zabezpečené úložiště a 2 GB pro odesílání souborů. Verze Business stojí 15 dolarů (12 Kč) na uživatele měsíčně s neomezeným úložištěm a 5GB nahráváním souborů.

Verze Business Plus stojí 25 dolarů (20 Kč) na uživatele měsíčně s neomezeným úložištěm a 5GB nahráváním souborů. Verze Enterprise má vlastní cenovku za neomezené úložiště a správu obsahu s automatizací pracovních postupů. Můžete zahájit 14denní bezplatnou zkušební verzi.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile je nástroj pro sdílení souborů, který umožňuje ukládat soubory a dokumenty v cloudu. Ke všem svým cloudovým souborům můžete přistupovat prostřednictvím jedné platformy. Mnoho společností používá Citrix ShareFile pro zasílání velkých souborů. Tento software pro sdílení souborů je dodáván se zásuvným modulem pro e-mail, takže můžete soubory snadno odesílat e-mailem.

Tyto soubory jsou při přenosu i v klidovém stavu šifrovány, aby je nemohl číst nikdo jiný než určený příjemce. I když nemáte připojení k internetu, můžete k souborům v knihovnách dokumentů SharePoint přistupovat offline.

Pro podporu spolupráce má Citrix ShareFile editaci na mobilních zařízeních, která uživatelům umožňuje anotovat dokumenty Microsoft Office a PDF prostřednictvím mobilního editoru obsahu. Uživatel může provádět změny offline a ukládat je na později.

K dispozici jsou tři verze Citrix ShareFile, které lze zakoupit: Standard, Advanced, Premium a Virtual Data Room. Verze Standard stojí 10 USD měsíčně pro jednoho zaměstnance a neomezené úložiště. Verze Advanced stojí 77 USD (62 GBP) měsíčně pro pět zaměstnanců plus 15,30 USD (12,45 GBP) za dalšího uživatele s neomezeným úložištěm a šifrováním e-mailů.

Verze Premium stojí 122 USD (99 GBP) měsíčně pro pět zaměstnanců plus 24,30 USD (19,78 GBP) za dalšího uživatele, s vlastními pracovními postupy a elektronickými podpisy. Virtuální datová místnost stojí 338 USD (275 Kč) měsíčně pro pět uživatelů z řad zaměstnanců s 5GB úložištěm s dynamickým vodoznakem, možností sledování kliknutí a možností pouze zobrazení. Můžete si stáhnout bezplatnou zkušební verzi.

Apple iCloud Drive

Apple iCloud Drive je řešení pro ukládání souborů, které dokáže uchovávat fotografie, videa, soubory, dokumenty, poznámky a kontakty. iCloud se dodává s každým zařízením Apple a poskytuje 5 GB bezplatného úložiště iCloud.

Soubory lze zpřístupnit na zařízeních se systémem Windows nebo Mac a uspořádat je podle svých představ. Můžete je přejmenovat nebo přidat barvy, které vám pomohou oddělit důležité soubory od ostatních. Chcete-li soubory sdílet s ostatními, stačí poslat odkaz.

Aktualizace se automaticky sdílejí ve všech vašich zařízeních. Pokud tedy přidáte nový soubor na iCloud, zobrazí se všude. Stejně tak pokud vy nebo někdo z vašeho týmu aktualizuje soubor, změny se budou sdílet všude.

Pro ochranu informací, které máte online, používá Apple iCloud automatické zálohování. Nástroj automaticky zálohuje soubory, kdykoli je zařízení připojeno k napájení a Wifi. To znamená, že pokud zařízení ztratíte nebo dojde ke ztrátě dat, můžete se vrátit k záložní kopii. Všechna vaše zařízení jsou podporována dvoufaktorovým ověřováním, které brání neoprávněným osobám.

K dispozici jsou čtyři verze služby Apple iCloud: 5 GB, 50 GB, 200 GB a 2 TB. Verze s kapacitou 5 GB je zdarma. Verze s kapacitou 50 GB stojí 0,99 dolaru (0,81 Kč) měsíčně. Verze 200 GB stojí 2,99 USD (2,43 Kč) měsíčně a doporučuje se pro rozsáhlejší používání. Verze s kapacitou 2 TB stojí 9,99 USD (8,13 GBP) měsíčně.

FileCloud

FileCloud je řešení pro sdílení souborů určené pro podnikové uživatele. Můžete sdílet a zálohovat data z počítačů, chytrých telefonů, tabletů a souborových serverů. Podniky si mohou vybrat, ve kterém regionu chtějí svá data ukládat, zda v USA, Evropě, Asii nebo Austrálii. Online centrum pro sdílení souborů si můžete dokonce přizpůsobit vlastním logem, adresou URL a obrázkem na pozadí.

Cloudové bezpečnostní funkce, které jsou součástí služby FileCloud, jsou také velmi robustní. Nástroj je vybaven antivirovou ochranou a ochranou proti ransomwaru, které zabrání kybernetickým útočníkům poškodit vaše data. K dispozici máte také šifrovací klíč pro konkrétní místo, abyste mohli řídit, kdo má k jakým datům přístup.

FileCloud je k dispozici lokálně nebo v cloudu jako FileCloud Server a FileCloud Online. FileCloud Server má dvě verze: Standard a Enterprise. Verze Standard stojí 4,20 USD (3,42 Kč) na uživatele měsíčně. Verze Enterprise má vlastní cenovku a podporuje minimálně 50 uživatelů.

FileCloud Online má také dvě verze: Standard a Enterprise. Verze Standard stojí 10 USD (8,14 GBP) za uživatele měsíčně pro minimálně pět uživatelů a 1 TB úložiště pro prvních pět uživatelů. Verze Enterprise stojí 15 USD (12,20 GBP) na uživatele měsíčně za vlastní doménu, podnikovou integraci a prémiovou podporu. Můžete začít 14denní bezplatnou zkušební verzí.

WeTransfer Pro

WeTransfer je jedním z nástrojů pro přenos souborů určených pro ty, kteří chtějí posílat soubory co nejpohodlněji. Pomocí WeTransferu můžete posílat soubory přímo příjemci. Stačí přejít na stránku a zadat svůj e-mail, e-mail příjemce a zprávu. Nemusíte se registrovat a můžete posílat až 2 GB souborů zdarma.

Pokud chcete více tradičních zkušeností s programy pro sdílení souborů, můžete si zakoupit WeTransferPro. WeTransfer Pro umožňuje přetahovat soubory o velikosti 20 GB a využívat úložiště o velikosti 1 TB.

Můžete sledovat přenosy a zjistit, kolikrát byly staženy. Získáte také vlastní stránku Pro, kde si můžete vybrat pět tapet a pochlubit se svým portfoliem souborů.

K dispozici je také kontrola přístupu, takže přenosy souborů můžete chránit hesly. Stejně tak můžete nastavit data odstranění souborů, takže zůstanou k dispozici pouze po určitou dobu.

WeTransfer je zdarma a podporuje e-mailové přenosy až pro tři osoby. We Transfer Pro stojí 12 dolarů (9,76 Kč) měsíčně nebo 120 dolarů (97,64 Kč) ročně a podporuje e-mailové přenosy až pro 50 osob. S WeTransfer můžete začít přenášet soubory prostřednictvím tohoto odkazu zde.

Výběr nástroje pro sdílení souborů pro vaši firmu

Sdílení souborů už není takový problém jako kdysi, ale stále musíte věnovat velkou pozornost svým požadavkům. Pokud potřebujete odeslat nebo uložit jen několik souborů, bude vám stačit základní verze Dropboxu pro firmy nebo bezplatná verze Disku Google.

Pokud si však myslíte, že budete potřebovat více prostoru, vyplatí se zaplatit za větší verzi. Z podnikového hlediska je lepší mít příliš mnoho místa než příliš málo.

Stojí také za zvážení, zda se spokojíte s posíláním souborů, nebo hledáte více funkcí pro spolupráci. Používání nástrojů, jako je OneDrive a Disk Google, které umožňují posílat soubory s odkazy, usnadňuje spolupráci s ostatními. Pro odvětví, kde je dodržování předpisů velkým problémem, jsou nástroje pro sdílení souborů, jako je Box, v souladu s řadou požadavků na audit, které jsou nejvhodnější.

Sdílení souborů pro firmy Časté dotazy