Pasos importantes en el proceso de planificación
La planificación implica una serie de pasos que van desde la determinación de los objetivos hasta las acciones de seguimiento, tal y como se detalla a continuación.
Los principales pasos que se dan en el proceso de planificación son los siguientes:
Establecimiento de objetivos:
El establecimiento de los objetivos es el primer paso de la planificación. Los planes se elaboran con el fin de alcanzar determinadas metas. Por lo tanto, establecer los objetivos es un paso importante en el proceso de planificación. Los planes deben reflejar los objetivos de la empresa. Los objetivos deben definir claramente lo que se va a conseguir mediante políticas, procedimientos, normas, estrategias, presupuestos y programas. El plan debe garantizar que todas las actividades emprendidas contribuyan a la consecución de los objetivos.
Los objetivos fijados deben indicar claramente qué es lo que hay que conseguir, dónde debe realizarse la acción, quién debe llevarla a cabo, cómo debe realizarse y cuándo debe llevarse a cabo. Es decir, los directivos deben ser capaces de reafirmar los objetivos de la empresa en términos definidos y claros que motiven el examen y la evaluación de los resultados con respecto a los objetivos del plan. Los objetivos deben ser medibles.
Determinación de las premisas de planificación
Este es el segundo paso de la planificación. Las premisas incluyen datos de previsión reales, políticas y planes de la empresa. La planificación implica mirar hacia el futuro, lo que requiere que la empresa sepa cómo afectarán las condiciones futuras a sus actividades. Por lo tanto, la previsión es un paso importante en la planificación. Existen dos tipos de previsiones:
- Previsión de las condiciones económicas generales.
- Previsión de las condiciones del mercado para un producto o servicio específico de la empresa.
Teniendo en cuenta las condiciones económicas generales, se realiza un estudio de la industria. A continuación, el directivo procede a realizar un estudio de la cuota de mercado de su empresa. La previsión revelará las áreas en las que falta control. La planificación será fiable cuando los métodos de previsión sean precisos. Por lo tanto, el éxito de la planificación depende en gran medida de las previsiones.
Determinar cursos alternativos
Determinar cursos alternativos es el tercer paso del proceso de planificación. El planificador debe estudiar todas las alternativas, considerar los puntos fuertes y débiles de las mismas y finalmente seleccionar las más prometedoras.
Evaluación de los cursos alternativos
Los cursos alternativos así seleccionados deben ser evaluados a la luz de las premisas y objetivos. La evaluación implica el estudio del rendimiento de varias acciones. Varios factores como la rentabilidad, los requisitos de inversión, etc., de dichas alternativas deben sopesarse entre sí. Cada alternativa debe estudiarse detenidamente para determinar su idoneidad.
Muchos otros factores como la tendencia futura incierta, los problemas que se plantean desde el punto de vista financiero, las incertidumbres futuras hacen que el proceso de evaluación sea complejo y difícil. Normalmente, los planes alternativos se evalúan en función de factores como el coste, los riesgos, los beneficios, las facilidades organizativas, etc. También se pueden utilizar planes y técnicas matemáticas basadas en ordenadores para identificar el mejor curso de acción.
Selección del mejor curso
Después de haber evaluado las distintas alternativas, se selecciona la alternativa más adecuada. Con ello, se puede considerar que el plan ha sido adoptado. Es precisamente el punto en el que se toman las decisiones. A veces, en interés de la empresa, pueden adoptarse varios cursos alternativos.
Formulación de planes derivados
La planificación no está completa en cuanto se selecciona el mejor curso. El plan principal debe apoyarse en una serie de planes derivados. En el marco de un plan básico, se formulan planes derivados en cada área funcional. La segregación del plan principal en planes departamentales, seccionales e individuales, ayuda a comprender la naturaleza real de las incertidumbres futuras. Para que el proceso de planificación sea más eficaz, también debe prever un mecanismo de retroalimentación. Estos planes están destinados a la ejecución del plan principal.
Ejecución de los planes
La ejecución de los planes es la última etapa del proceso de planificación. Implica la puesta en marcha de los planes para alcanzar los objetivos de la empresa La ejecución de los planes requiere el establecimiento de políticas, procedimientos, normas, presupuestos, etc.