5 pasos para mejorar tu eficiencia en el trabajo

Aunque los empleadores buscan muchas cualidades en un empleado, es difícil mirar de reojo a alguien que no solo es trabajador y productivo, sino también eficiente en lo que hace.

Pero esto nos lleva a preguntarnos: si su eficiencia es baja y quiere mejorarla, ¿qué puede hacer? Considere, por ejemplo, cosas como:

• Sus hábitos personales de organización
• Los canales de comunicación que emplea
• El conjunto de herramientas que tiene a su disposición
• Demasiadas distracciones
• El agotamiento o el exceso de tiempo en la oficina

Aunque se necesita tiempo para hacer un progreso serio, hay cosas que puede hacer hoy para mejorar la eficiencia en el trabajo y, como resultado, demostrar a su empresa que es una parte valiosa del equipo.

Si está listo para mejorar finalmente su eficiencia en el trabajo, ¡consulte estos pasos a continuación!

1. Implemente una lista de tareas

Independientemente de su campo, posición o lugar de empleo, el hecho es que su día está lleno de tareas. ¿Cuáles vas a completar primero? ¿Cuáles son las más importantes? Si no tiene una lista de tareas pendientes, es posible que priorice las tareas equivocadas o que pase por alto las que requieren su atención inmediata. Como resultado, su eficiencia en el trabajo disminuye y su productividad desaparece del mapa.

Por suerte, es fácil crear una lista de tareas. Puede hacerlo a la antigua usanza, escribiendo en un papel la lista de tareas y tachando los elementos. O puedes integrar la tecnología en el proceso aprovechando una de las muchas aplicaciones diseñadas para mantenerte en el camino.

Y sin duda una de las principales es Todoist. De hecho, ha sido seleccionada como opción del editor de PCMag, escribiendo:

«Si estás buscando la mejor app de listas de tareas, una que funcione en todos tus dispositivos, que tenga grandes características para controlar tu productividad y que te permita ser un friki de la organización de todo lo que tienes que hacer, Todoist es para ti.»

2. Mejorar la comunicación

Los días de trabajo están llenos de potenciales pérdidas de tiempo: espacios de trabajo desordenados, reuniones improductivas y redes sociales, por nombrar algunos. Sin embargo, la comunicación con los compañeros de trabajo, los clientes y los prospectos no debería ser una de ellas.

La comunicación eficaz es fundamental para la productividad en el lugar de trabajo. Pero la mejora de la comunicación no ocurrirá de la noche a la mañana. Tampoco sucederá por sí sola.

Lo primero es lo primero: definir qué funciona y qué no funciona en relación con la forma en que se comunica su equipo. ¿Pierde usted horas y horas de reuniones con sus compañeros de trabajo en persona? ¿Gasta demasiado tiempo en conferencias telefónicas cuando un rápido mensaje instantáneo o incluso un correo electrónico podrían lograr lo mismo?

De cualquier manera, necesita implementar un sistema para arreglar lo que está roto. Eso podría significar un seminario o la creación de un equipo centrado en la comunicación del equipo. O podría significar simplemente implementar el software de comunicación de equipo adecuado.

En este último punto, considere la mensajería instantánea empresarial. Los programas de mensajería instantánea orientados a la empresa cuentan con una gran variedad de canales, lo que significa que desde el principio hay un medio que se adapta a cualquier tipo de comunicación en el lugar de trabajo.

Los chats de texto y las salas de chat son perfectos para conversaciones fluidas o continuas, preguntas de sí, no o respuestas cortas, o para organizar espacios de discusión por proyecto, equipo, departamento o incluso ubicación.

Los chats de voz y vídeo, por otro lado, son ideales para los casos en los que se necesita reproducir una conexión más personal, pero la comunicación en persona es poco práctica o imposible.

El correo electrónico y la comunicación en persona siguen teniendo su lugar. Por ejemplo, si no es urgente o necesitas copiar a varios destinatarios, envía un correo electrónico. Si tiene que compartir una noticia importante o transformadora, considere la posibilidad de una reunión en persona.

Dependiendo de la naturaleza de la comunicación, algunos canales tienen más sentido que otros. Pero depende de usted tener la tecnología a su disposición para tomar esa determinación.

3. Reducir la multitarea

¡Intente realizar una sola tarea! Las investigaciones demuestran que la multitarea reduce la eficiencia y la productividad. Cambiar de una tarea a otra y de una pestaña a otra provoca un retraso en la transición de la información en el cerebro, lo que supone un coste de hasta el 40% del tiempo productivo.

Pero seamos sinceros: en un lugar de trabajo tan dinámico como el actual, no se puede evitar por completo. Así que depende de ti ser más inteligente e ingenioso sobre cómo realizar la multitarea.

Para maximizar tu flujo de trabajo en línea, limita el número de pestañas abiertas en la ventana de tu navegador. Cada pestaña abierta es una distracción evitable. Además, las pestañas abiertas no sólo dificultan la búsqueda de información, sino que también afectan negativamente a la memoria RAM del dispositivo al consumir más memoria de trabajo. Al final, tanto usted como la eficiencia de su dispositivo disminuyen.

Considere también cómo trabaja con su equipo. Las plataformas de comunicación y colaboración «todo en uno» potencian la comunicación en tiempo real y facilitan el trabajo en equipo dentro de una plataforma unificada.

Acoplar herramientas como la pizarra virtual, la captura de pantalla instantánea, el escritorio remoto y la transferencia de archivos de tamaño ilimitado con la comunicación en tiempo real conduce a:

• Menos cambios de ida y vuelta entre las funciones de colaboración de mensajería instantánea, las plataformas restrictivas de intercambio de archivos y las aplicaciones de chat inseguras
• Un mayor enfoque y concentración en las tareas y la colaboración
• Una menor probabilidad de que los datos caigan en manos equivocadas
• Mayor eficiencia y productividad

Si bien es posible que no pueda evitar la multitarea por completo, sí puede ser más inteligente en la forma de abordarla.

4. Maximice el tiempo de inactividad

De la misma manera que la multitarea está aquí para quedarse, también lo está su carga de tareas. Pero sólo hay una cantidad de tiempo en un día. Y tu cerebro tiene aún menos tiempo y capacidad productiva. Así que tienes que encontrar formas de trabajar de forma más inteligente.

• • Trabaja sobre la marcha: los tiempos de desplazamiento están aumentando. Pero en lugar de desplazarte por las noticias, aprovecha ese tiempo para gestionar la lista de tareas del día, responder a mensajes instantáneos y correos electrónicos, o hacer una lluvia de ideas. Hoy en día, las aplicaciones móviles de comunicación en equipo no solo te mantienen en contacto con tu equipo, sino que garantizan que la colaboración se produzca estés donde estés.

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• Trabaja en intervalos – Ya sea en sprints de 25 minutos o en intervalos de 90 minutos, centra tu atención en una única tarea o trabajo sin distracciones ni interrupciones durante un breve periodo de tiempo. A continuación, tómate un descanso designado para reponer fuerzas. No atiborre una semana de tareas en un solo día e intente completarlo todo sin descansos.
• Trabaje en usted mismo – Cuando tenga tiempo libre en el trabajo, dedíquelo a su salud y bienestar. Tómese un descanso de las pantallas y los dispositivos y considere la posibilidad de leer un libro o realizar algunas actividades cerebrales, ejercicios físicos o yoga, por ejemplo.

5. Mantenga las distracciones en el exterior

Los teléfonos inteligentes, las redes sociales, los espacios de trabajo desordenados y el exceso de conexión pueden arruinar su eficiencia más rápido que la próxima notificación. Pero aunque las distracciones son prácticamente inevitables hoy en día, hay medidas que puedes tomar para reducirlas.

1. Mitigar las interrupciones. Dado que la mayoría de los trabajadores estadounidenses no pueden resistirse a las redes sociales, ponga su smartphone fuera de la vista. Desactive las notificaciones. Considere la posibilidad de eliminar las aplicaciones de las redes sociales durante la semana laboral. Elimine los enlaces del navegador y cierre la sesión de las cuentas de las redes sociales.
2. Preste atención a su entorno de trabajo. Organice su espacio de trabajo. Tenga a mano todo lo esencial. Utiliza tu lista de tareas para estructurar tu día. Y si trabaja desde casa, considere cuidadosamente todo, desde la decoración hasta el vestuario y la lista de reproducción.
3. Desconéctese de vez en cuando. El aumento de la conectividad y la transparencia de la comunicación en tiempo real ha supuesto un cambio en la eficiencia del lugar de trabajo. Pero a veces es necesario hacer el trabajo. En ese caso, cierra la sesión del correo electrónico y de las aplicaciones de mensajería, desconecta tus dispositivos y haz lo que sea necesario para terminar.
4. No seas una distracción. La mayoría de las conversaciones pueden esperar. Presta atención a las señales visuales y virtuales de tus compañeros: auriculares puestos, concentración intensa o estado del usuario, por ejemplo. Sólo porque puedas reunirte en persona o chatear no significa que debas hacerlo.

Considera estas preguntas

Ahora que tienes algunos métodos tangibles para impulsar la eficiencia en el trabajo, es el momento de dar un paso en la dirección correcta.

Sin embargo, como la mayoría de las cosas, mejorar la eficiencia y la productividad es un proceso, y uno que requiere un poco de auto-examen, una estrategia, compromiso y tiempo.

Considere estas cinco preguntas:

• ¿Ha identificado por qué le falta un alto nivel de eficiencia?
• ¿Tiene un sistema establecido no sólo para implementar los cinco pasos anteriores, sino para mantenerlos a largo plazo?
• ¿Cómo se asegurará de que la tecnología aumente su eficiencia en el lugar de trabajo, en lugar de añadir más distracciones?
• ¿Podría contar con la ayuda de un compañero de trabajo o de un supervisor para alcanzar mejor sus objetivos?
• ¿Qué medidas aplicará para supervisar el progreso?

Aunque no siempre son fáciles de responder, estas preguntas son cruciales para proporcionar una idea de dónde se encuentra en este momento, comenzar con el pie derecho y, lo que es más importante, mantenerse en el camino.

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El resumen

Todo el mundo quiere mejorar su eficiencia en el trabajo, pero convertirlo en realidad es a menudo más fácil de decir que de hacer.

¡Pero intentarlo y fracasar en el pasado no es una razón para rendirse ahora! Si pones en práctica los cinco pasos anteriores, y luego consideras cuidadosamente algunas preguntas para guiarte en el camino, te resultará más fácil que nunca alcanzar un mayor nivel de eficiencia y productividad en tu trabajo.

¿Tienes algún consejo para mejorar la eficiencia en el trabajo? Qué otros pasos añadirías a esta lista? Comparte tus pensamientos, consejos y orientación con nosotros!