10 mejores herramientas y software para compartir archivos de forma segura para empresas en 2021

Como las empresas modernas se han vuelto más descentralizadas con el 66% de las empresas que ofrecen oportunidades de trabajo remoto, tener la capacidad de compartir archivos en un momento dado es vital.

Afortunadamente, con el número de plataformas de software de intercambio de archivos disponibles, llevar los archivos de A a B es más fácil que nunca.

Sin embargo, sigue siendo necesario elegir la herramienta adecuada para asegurarse de que se puede colaborar eficazmente.

Aquí está nuestra lista de las diez mejores herramientas para compartir archivos de forma segura & software para empresas en 2021:

1. Files.com ELECCIÓN DEL EDITOR Un sistema de gestión de archivos basado en la nube que incluye funciones para compartir archivos. Transfiere archivos al servidor de Files.com y luego envía enlaces para conceder acceso a cada uno. Inicie una prueba gratuita de 30 días.
2. FileWhopper Un servicio de transferencia de archivos o carpetas de pago que se especializa en archivos de gran tamaño. Ideal para empresas que necesitan enviar archivos a varios clientes y no quieren configurar cuentas de usuario o nuevas plataformas para una colaboración segura.
3. Dropbox Business Almacenamiento en la nube con sincronización de directorios entre dispositivos disponible para empresas y para particulares con un plan gratuito disponible para uso privado.
4. G Suite Google Drive La versión de pago de Google Drive que está vinculada a una suite de productividad online. Los precios bajos y las excelentes facilidades de colaboración hacen que sea una opción muy popular.
5. OneDrive for Business El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que se puede integrar en la suite de productividad Office 365. Los primeros 5 GB de almacenamiento son gratuitos y las utilidades de escaneo y colaboración son otros beneficios.
6. Box Business Un servicio de almacenamiento en la nube contendiente que puede integrarse en las herramientas de G Suite, Office 365, Adobe Sign y Salesforce. Su fuerte encriptación hace que sea una herramienta que cumple con los estándares de protección de datos.
7. Citrix ShareFile Una herramienta para compartir archivos de los reyes de la virtualización. Esta opción incluye almacenamiento en la nube y correo electrónico seguro para compartir documentos.
8. Apple iCloud Una solución de almacenamiento en la nube que está totalmente integrada en los sistemas operativos de Apple. También se puede acceder a los archivos desde ordenadores Windows y los primeros 5 GB de espacio son gratuitos.
9. FileCloud Un servicio de almacenamiento en la nube con un skin de consola personalizable para la marca corporativa. Puede gestionarse en las instalaciones o utilizarse como servicio alojado.
10. WeTransfer Pro Un sistema gratuito de transmisión segura de archivos con opción de añadir almacenamiento de pago. Incluye el seguimiento del acceso a los archivos.

Las mejores herramientas seguras para compartir archivos en la empresa

Files.com (PRUEBA GRATUITA)

Files.com es un gestor de archivos basado en la nube. Ofrece almacenamiento de archivos además de un método para compartirlos de forma segura a través de enlaces. Los usuarios pueden elegir crear enlaces específicos para cada invitado con la opción de finalizar el acceso. A los que acceden a un archivo se les puede conceder la capacidad de descargarlo o alterarlo o simplemente verlo.

Files.com tiene una ventaja sobre los otros sistemas de almacenamiento en la nube de esta lista porque ofrece una única interfaz de directorio de archivos a las empresas que podrían utilizar otras instalaciones de almacenamiento en la nube. Una cuenta de Files.com incluye espacio de almacenamiento para archivos. Sin embargo, los clientes también pueden utilizar el servicio como una interfaz para otros sistemas, como Google Drive, OneDrive o Dropbox.

Todas las transferencias de archivos están protegidas con SSH (SFTP) o TLS (FTPS). También es posible crear enlaces HTTPS a las carpetas de una cuenta de Files.com para un acceso seguro. Las cuentas están protegidas por una autenticación de dos factores y pueden albergar muchas identidades de usuario. Todo el almacenamiento de archivos está encriptado para mayor seguridad.

Muchos sistemas de colaboración pueden integrarse en una cuenta de Files.com, lo que reduce la necesidad de transferir archivos y debilita la seguridad de los datos. Un ejemplo de esta integración es la suite de productividad en línea Microsoft 365, a la que se puede acceder directamente dentro de una cuenta de Files.com. Los espacios de archivos de Files.com pueden adjuntarse como una unidad de red para que los usuarios vean el servidor en línea como una carpeta en el escritorio.

Files.com es un servicio de suscripción y se cobra por usuario y mes. Hay tres niveles de plan con el servicio, que son Starter (1 TB de uso de datos al mes), Power (5 TB de datos al mes) y Premier (10 TB de datos al mes). Puedes probar Files.com sin riesgo con una prueba gratuita de 30 días.

Características principales:

• Aplicación segura para compartir archivos
• Almacenamiento de datos encriptados
• Autenticación de dos factores
• Integraciones de software de colaboración

FileWhopper

FileWhopper es una alternativa innovadora a los servicios de suscripción y las soluciones de almacenamiento en la nube. Es un servicio de transferencia de archivos de pago por uso que utiliza una metodología de intercambio de archivos. El método de pago por uso se adapta a muchos casos de uso empresarial. Si quiere enviar un archivo o carpeta de gran tamaño a alguien, sólo tiene que cargarlo en el sistema de FileWhopper, obtener un enlace para la ubicación y luego enviar ese enlace de descarga a su interlocutor. El sistema es estrictamente para compartir archivos y no está pensado para la colaboración en vivo, lo que lo hace menos engorroso que otras herramientas de esta lista.

Pagas una cuota por cada subida de archivo en función de su tamaño y el servicio de FileWhopper incluye una utilidad para subir el archivo. El archivo se almacena en un estado encriptado y está protegido por una contraseña para que sólo pueda acceder a él el destinatario previsto. El archivo no puede permanecer en el servidor de FileWhopper para siempre. El sistema de almacenamiento no está pensado para que se acceda a él repetidamente. El archivo reside en FileWhopper durante 14 días (puede ampliarse si es necesario), y luego se eliminará si nadie accede a él. Cuando el destinatario sí accede al archivo, sólo puede descargarlo, y una vez que ese proceso se completa, el archivo se elimina del sistema de FileWhopper. El remitente puede comprar descargas adicionales si el archivo tiene que ser compartido con más de un destinatario.

Los archivos de carga pueden ser de cualquier tamaño, incluso de 10 TB o más. FileWhopper da un presupuesto para cada solicitud de transferencia de archivos y no publica sus tarifas por el momento, aunque han anunciado que tienen planes de añadir una calculadora de precios a su sitio en breve. Visita su página web para saber más y ver su modelo de precios.

Dropbox Business

En primer lugar de esta lista tenemos a Dropbox Business. Dropbox es una herramienta segura de almacenamiento en la nube y de intercambio de archivos que permite a los usuarios almacenar sus medios digitales en una sola ubicación. Puedes acceder a los archivos de Dropbox desde tu ordenador, teléfono o tableta. Cada vez que añadas nuevos archivos o elimines los antiguos, los cambios se sincronizarán automáticamente en todos tus dispositivos. También puedes borrar los datos de forma remota si pierdes o te roban un dispositivo.

Dropbox también permite compartir archivos con usuarios que no tienen una cuenta. En entornos de equipo, puedes utilizar Dropbox Business para almacenar archivos en una ubicación e implementar controles de permisos de administración para gestionar quién tiene acceso a qué datos.

Para los usuarios individuales, hay tres versiones de Dropbox Business disponibles para comprar: Basic, Plus y Professional. La versión Basic es gratuita con 2GB de almacenamiento. La versión Plus cuesta 9,99 dólares (8,13 euros) al mes por 2TB de almacenamiento. La versión Professional cuesta 16,58 € al mes por 3 TB de almacenamiento.

Para los usuarios de empresas, hay tres versiones de Dropbox Business disponibles para comprar; Standard, Advanced y Enterprise. La versión Standard tiene un precio a partir de 12,50 € por usuario y mes con 3 TB de espacio de almacenamiento.

La versión Advanced tiene un precio a partir de 20 € por usuario y mes con espacio ilimitado. La versión Enterprise es un paquete personalizado con un precio único. Puedes probar la prueba gratuita de 30 días.

G Suite Google Drive

G Suite Google Drive ha surgido rápidamente como uno de los principales servicios de almacenamiento en la nube, con almacenamiento gratuito para uso personal. Con Google Drive, los primeros 15 GB de almacenamiento son gratuitos. Con esta solución, puedes acceder a tus archivos desde tu ordenador, smartphone o tableta sin importar dónde te encuentres.

El intercambio de archivos es un área en la que Google Drive destaca. Puedes invitar a otros a ver y descargar tus archivos enviando enlaces. También puedes invitar a varios miembros de tu equipo a colaborar en un mismo archivo. La combinación de funciones de almacenamiento y colaboración hace que Google Drive sea ideal para entornos empresariales remotos.

Hay dos versiones de Google Drive; Personal y Drive Enterprise. Como se mencionó anteriormente, Google Drive es gratuito para los primeros 15 GB, después de lo cual se puede actualizar a Google One. Las versiones de pago parten de 1,99 dólares (1,59 euros) al mes por 100 GB de almacenamiento y 200 GB por 2,99 dólares (2,49 euros) al mes. Drive Enterprise cuesta 8 dólares (6,51€) por usuario activo al mes más 1 dólar (0,81€) por 25 GB.

OneDrive para empresas

OneDrive para empresas es un servicio de alojamiento de archivos en la nube proporcionado por Microsoft que admite archivos compartidos. Puedes almacenar archivos y acceder a ellos desde tu ordenador, tableta o teléfono. Si añade o elimina archivos, estos cambios se sincronizarán automáticamente en todos sus dispositivos. Incluso puedes acceder a tus archivos cuando no estés conectado, para no depender de una conexión a Internet. Para mantener tus archivos seguros, OneDrive encripta los archivos con SSL.

Para colaborar, OneDrive te permite compartir archivos, fotos y carpetas con otros. Todo lo que tienes que hacer es enviar un enlace por correo electrónico u otro servicio de mensajes y el destinatario podrá acceder a los archivos sin necesidad de registrarse. También puedes establecer una fecha de caducidad en los enlaces de los archivos para que no se pueda acceder a ellos después de un momento determinado.

El escaneo de documentos es una función única que te permite utilizar tu teléfono para escanear documentos en papel. Por ejemplo, escanea recibos y notas para subirlos a tu cuenta de OneDrive.

Hay dos versiones independientes de OneDrive sin Office 365; OneDrive Basic 5 GB y OneDrive 100 GB. OneDrive Basic 5 GB es gratuito con 5 GB de almacenamiento. OneDrive 100 GB cuesta 1,99 dólares (1,62 euros) al mes por 100 GB de espacio. Consulta la información de precios y regístrate aquí.

Box Business

Box for Business es una solución de almacenamiento en la nube que está protegida por encriptación. Se puede acceder a la plataforma en la nube de Box desde cualquier dispositivo para subir archivos e interactuar con ellos. La plataforma también se integra con soluciones como Office 365, Google, Suite, Salesforce y Adobe Sign para que puedas utilizar las aplicaciones en las que confías cada día. Los datos se pueden almacenar en una región de su elección.

La colaboración se puede conseguir enviando enlaces seguros para que otros usuarios puedan añadir sus propios comentarios a los archivos. Los controles de datos incorporados han hecho que Box cumpla con HIPAA, PCI, FedRAMP, ISO 27018, ITAR, FINRA y más. Por ejemplo, la función Box Keysafe permite gestionar las claves de cifrado para proteger los datos y crea un registro en papel del uso de las claves.

Hay cuatro versiones de Box disponibles para comprar: Starter, Business, Business Plus y Enterprise. La versión Starter cuesta 5 dólares (4€) por usuario al mes con 100GB de almacenamiento seguro y 2GB de subida de archivos. La versión Business cuesta 15$ (12€) por usuario al mes con almacenamiento ilimitado y 5GB de subida de archivos.

La versión Business Plus cuesta 25$ (20€) por usuario al mes con almacenamiento ilimitado y 5GB de subida de archivos. La versión Enterprise tiene un precio personalizado para el almacenamiento ilimitado y la gestión de contenidos con la automatización del flujo de trabajo. Puede iniciar una prueba gratuita de 14 días.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile es una herramienta para compartir archivos que le permite almacenar archivos y documentos en la nube. Puede acceder a todos sus archivos en la nube a través de una plataforma. Muchas empresas utilizan Citrix ShareFile para enviar archivos grandes. El software de intercambio de archivos viene con un plugin de correo electrónico para que pueda enviar archivos fácilmente a través de correo electrónico.

Estos archivos se cifran en tránsito y en reposo para asegurarse de que no pueden ser leídos por nadie más que el destinatario previsto. Incluso si no tiene conexión a Internet, puede acceder a los archivos sin conexión en las bibliotecas de documentos de SharePoint.

Para apoyar la colaboración, Citrix ShareFile cuenta con la edición en dispositivos móviles, que permite a los usuarios anotar documentos de Microsoft Office y PDF a través del editor de contenido móvil. El usuario puede hacer cambios sin conexión y guardarlos para más tarde.

Hay tres versiones de Citrix ShareFile disponibles para comprar: Estándar, Avanzada, Premium y Virtual Data Room. La versión Estándar cuesta 10 dólares (8€) al mes para un empleado y almacenamiento ilimitado. La versión Advanced cuesta 77 dólares (62 libras) al mes para cinco empleados, más 15,30 dólares (12,45 libras) por usuario adicional con almacenamiento ilimitado y cifrado de correo electrónico.

La versión Premium cuesta 122 dólares (99 libras) al mes para cinco usuarios empleados, más 24,30 dólares (19,78 libras) por usuario adicional, con flujos de trabajo personalizados y firmas electrónicas. Virtual Data Room cuesta 338 dólares (275 euros) al mes para cinco usuarios empleados con 5 GB de almacenamiento con marca de agua dinámica, seguimiento de clics y opciones de sólo visualización. Puede descargar la versión de prueba gratuita.

Apple iCloud Drive

Apple iCloud Drive es una solución de almacenamiento de archivos que puede conservar fotos, vídeos, archivos, documentos, notas y contactos. iCloud viene de fábrica con todos los dispositivos de Apple y proporciona 5 GB de almacenamiento gratuito en iCloud.

Se puede acceder a los archivos en dispositivos Windows o Mac y organizarlos como se desee. Puedes renombrarlos o añadir colores para ayudar a separar los archivos importantes del resto. Para compartir archivos con otras personas, basta con enviar un enlace.

Las actualizaciones se comparten automáticamente en todos tus dispositivos. Así, si añades un nuevo archivo a iCloud, aparecerá en todas partes. Del mismo modo, si usted o un miembro de su equipo actualiza un archivo, los cambios se compartirán en todas partes.

Para proteger la información que tiene en línea, Apple iCloud utiliza copias de seguridad automáticas. La herramienta hace una copia de seguridad automática de los archivos siempre que tu dispositivo esté conectado a la corriente y al Wifi. Eso significa que si pierdes un dispositivo o los datos se pierden, puedes volver a la copia de seguridad. Todos sus dispositivos son compatibles con la autenticación de dos factores para mantener alejadas a las personas no autorizadas.

Hay cuatro versiones de Apple iCloud disponibles para comprar: 5GB, 50GB, 200GB y 2TB. La versión de 5GB es gratuita. La versión de 50GB cuesta 0,99 dólares (0,81 euros) al mes. La versión de 200 GB cuesta 2,99 dólares (2,43 euros) al mes y se recomienda para un uso más extenso. La versión de 2TB cuesta 9,99 $ (8,13 €) al mes.

FileCloud

FileCloud es una solución para compartir archivos diseñada para usuarios empresariales. Se pueden compartir y hacer copias de seguridad de los datos desde ordenadores, smartphones, tabletas y servidores de archivos. Las empresas pueden elegir en qué región quieren almacenar sus datos, ya sea en Estados Unidos, Europa, Asia o Australia. Incluso puede personalizar el centro de intercambio de archivos en línea con sus propios logotipos, URL e imagen de fondo.

Las características de seguridad en la nube que vienen con FileCloud también son muy robustas. La herramienta viene con protección antivirus y contra ransomware para evitar que los ciberatacantes dañen tus datos. También dispone de una clave de cifrado específica del sitio para controlar quién tiene acceso a qué datos.

FileCloud está disponible en las instalaciones o en la nube como FileCloud Server y FileCloud Online. FileCloud Server tiene dos versiones: Standard y Enterprise. La versión Standard cuesta 4,20 dólares (3,42 euros) por usuario y mes. La versión Enterprise tiene un precio personalizado y admite un mínimo de 50 usuarios.

FileCloud Online también tiene dos versiones: Standard y Enterprise. La versión Standard cuesta 10 dólares (8,14€) por usuario al mes para un mínimo de cinco usuarios y 1 TB de almacenamiento para los cinco primeros usuarios. La versión Enterprise cuesta 15 dólares (12,20 euros) por usuario al mes para un dominio personalizado, integración empresarial y soporte premium. Puedes iniciar la prueba gratuita de 14 días.

WeTransfer Pro

WeTransfer es una de esas herramientas de transferencia de archivos pensada para aquellos que quieren enviar archivos de la forma más cómoda posible. Con WeTransfer puedes enviar archivos directamente a tu destinatario. Sólo tienes que ir al sitio e introducir tu correo electrónico, el del destinatario y un mensaje. No necesitas registrarte y puedes enviar hasta 2GB de transferencias de archivos gratis.

Si quieres más de la experiencia tradicional de un programa de intercambio de archivos entonces puedes comprar WeTransferPro. WeTransfer Pro te permite arrastrar y soltar archivos por valor de 20GB y disfrutar de 1 TB de almacenamiento.

Puedes hacer un seguimiento de las transferencias para ver cuántas veces se han descargado. También obtienes tu propia página Pro donde puedes elegir cinco fondos de pantalla y mostrar tu cartera de archivos.

También hay controles de acceso para que puedas proteger las transferencias de archivos con contraseñas. Del mismo modo, puedes configurar las fechas de eliminación de los archivos para que solo estén disponibles durante un periodo de tiempo específico.

WeTransfer es gratuito y admite transferencias por correo electrónico para un máximo de tres personas. We Transfer Pro cuesta 12 dólares (9,76 euros) al mes o 120 dólares (97,64 euros) al año y admite transferencias por correo electrónico de hasta 50 personas. Puedes empezar a transferir archivos con WeTransfer a través de este enlace aquí.

Elegir una herramienta de intercambio de archivos para tu negocio

Compartir archivos ya no es tan complicado como antes, pero todavía tienes que prestar mucha atención a tus necesidades. Si solo necesitas enviar o almacenar un puñado de archivos, entonces una versión básica de Dropbox for Business o la versión gratuita de Google Drive serán suficientes.

Sin embargo, si crees que vas a necesitar más espacio, merece la pena pagar por una versión mayor. Desde el punto de vista de la empresa, es mejor tener demasiado espacio que demasiado poco.

También vale la pena considerar si te conformas con enviar archivos o buscas más funciones de colaboración. El uso de herramientas como OneDrive y Google Drive que permiten enviar archivos con enlaces facilita el trabajo con otras personas. Para los sectores en los que el cumplimiento normativo es una gran preocupación, las herramientas de uso compartido de archivos como Box cumplen con una serie de requisitos de auditoría que son los más adecuados.

Preguntas frecuentes sobre el uso compartido de archivos para empresas